Privacyverklaring Symposium ‘Lessons learnt’

Deze privacyverklaring heeft specifiek betrekking op de verwerking van persoonsgegevens in het kader van het symposium ‘Lessons learnt’. De UM heeft ook een algemene privacyverklaring, welke je kunt vinden op https://www.maastrichtuniversity.nl/nl/over-de-um/algemene-privacyverklaring-um. Hier en daar zal er worden verwezen naar deze algemene privacyverklaring voor meer informatie.

Contactgegevens
Heb je vragen over deze privacyverklaring, wil je meer weten over hoe de UM omgaat met persoonsgegevens of heb je misschien een klacht, dan kan je terecht bij:

Universiteit Maastricht
T.a.v. Functionaris voor gegevensbescherming
Postbus 616
6200 MD Maastricht
privacy@maastrichtuniversity.nl

Je kunt de functionaris voor gegevensbescherming van de UM bovendien rechtstreeks bereiken via fg@maastrichtuniversity.nl

Welke persoonsgegevens de UM verwerkt
In het kader van het Symposium ‘Lessons Learnt’ kan de UM de volgende persoonsgegevens verwerken:

• Naam
• Functie
• Organisatie waarvoor je werkzaam bent
• Geboortedatum
• E-mailadres
• Beeldmateriaal
• Identificatiedocument

De UM verkrijgt deze persoonsgegevens rechtstreeks van jou met uitzondering van de beeldmaterialen. De beeldmaterialen verkrijgt de UM van de door UM voor het symposium ingehuurde foto- en videograaf.

Doeleinden
De UM verwerkt bovenstaande persoonsgegeven met de volgende doeleinden:

• Je e-mailadres wordt gebruikt om de uitnodiging voor het symposium te versturen. De naam, functie, organisatie en de geboortedatum worden geregistreerd voor de aanmelding. De functie en organisatie geven ons een beeld van de categorieën van bezoekers, waardoor we ons beter kunnen voorbereiden op vragen en de inhoud beter kunnen afstemmen om de te verwachten informatiebehoefte. De geboortedatum gebruiken we enkel en alleen ter identificatie indien er meerdere mensen met dezelfde naam aanwezig zullen zijn.
• Tijdens het symposium zullen een videograaf en een fotograaf het evenement vastleggen op beeld. Daarnaast zal er gedurende het symposium een livestream tot stand worden gebracht. Het doel van de livestream en de beeldopnames is om ook personen die het symposium niet bezoeken kennis te laten nemen van de inhoud van het symposium.
• Omdat wij verwachten dat er grote belangstelling zal zijn voor het symposium verzoeken wij bezoekers zich te identificeren, zodat wij er zeker van zijn dat iedereen die zich heeft ingeschreven kan deelnemen. Op deze manier trachten wij te voorkomen dat iemand die zich niet tijdig heeft aangemeld of niet is uitgenodigd en daardoor niet kan deelnemen aan het symposium, een voor een ander gereserveerde plek inneemt. Het identificatiedocument zal enkel worden ingezien ter verificatie van de identiteit bij aanvang van het symposium; er worden dus geen kopieën of scans van gemaakt of bewaard.

Verwerkingsgrond
Wanneer de UM jouw persoonsgegevens verwerkt, dan wordt deze verwerking gebaseerd op een verwerkingsgrond. Een verwerkingsgrond is de reden waarom persoonsgegevens worden verwerkt.

De verwerkingsgrond voor de verwerking van je naam, functie, organisatie en geboortedatum is toestemming. Door je in te schrijven voor het symposium geef je blijk ermee in te stemmen dat de UM eenmalig je gegevens gebruikt om je deelname mogelijk te maken. Je hebt altijd het recht om je toestemming in te trekken. Dat heeft echter tot gevolg dat je het symposium niet kan bezoeken.

Gelet op de zeer grote belangstelling voor de aanleiding van het symposium en het symposium zelf heeft de UM een gerechtvaardigd belang, namelijk een journalistiek belang, bij het maken van beeldopnames. Op deze manier kunnen personen die niet aanwezig kunnen zijn toch kennis nemen van de inhoud van het symposium en kunnen foto’s geschreven verslagen van het symposium vergezellen. Bij de ingang van de zaal waar het symposium wordt gehouden staat aangegeven in welke zone men kan plaatsnemen om buiten beeld te blijven.

Bewaartermijnen
Na het evenement worden jouw naam, functie, organisatie en de geboortedatum na 14 kalenderdagen verwijderd. Het identificatiedocument wordt enkel ingezien en niet bewaard door de UM, waardoor hiervoor geen bewaartermijn geldt. Het e-mailadres wordt bewaard als het reeds ook al voor andere doeleinden wordt gebruikt, in lijn met de bewaartermijn die geldt voor de verwerking voor die eerdere doeleinden. Indien het e-mailadres wordt gebruikt op basis van toestemming van degene aan wie het e-mailadres toekomt, dan wordt het bewaard tot de toestemming wordt ingetrokken.

Ontvangers van persoonsgegevens
Binnen de UM zijn er maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat enkel de personen die je persoonsgegevens moeten verwerken toegang daartoe hebben. Je persoonsgegevens worden niet met derden gedeeld, met uitzondering van de externe partij die samen met de UM de beeldopnames verzorgt. De UM heeft met deze partijen schriftelijke afspraken gemaakt over de verwerking en beveiliging van persoonsgegevens.

Jouw rechten
De privacywetgeving geeft jou een aantal rechten met betrekking tot je persoonsgegevens. Deze rechten staan hieronder kort benoemd. In de algemene privacyverklaring op www.maastrichtuniversity.nl vind je meer informatie over elk van deze rechten en hoe je deze rechten uitoefent.

Je hebt het recht op inzage, correctie en wissing van je persoonsgegevens. Daarnaast heb je het recht de verwerking te laten beperken, je gegevens over te laten dragen aan een andere partij en het recht om bezwaar te maken wanneer er wordt verwerkt op basis van gerechtvaardigd belang.

Wanneer je een van de onderstaande rechten wilt uitoefenen kan je daarvoor schriftelijk contact opnemen met privacy@maastrichtuniversity.nl of rechtstreeks met functionaris voor gegevensbescherming via fg@maastrichtuniversity.nl

Wanneer je een klacht hebt over de verwerking van jouw persoonsgegevens door de UM, kun je hierover contact opnemen met de UM via bovenstaande contactgegevens. Je hebt bovendien het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens kun je lezen hoe je dat moet doen.