Privacyverklaring International Relations Office & Internship Office

Welke persoonsgegevens verwerkt UM?

In het kader van de werkzaamheden van de International Relations Office en de Internship Office van jouw faculteit kan de UM de volgende persoonsgegevens verwerken:

• Voornaam;
• Achternaam;
• Geslacht;
• Adres;
• Postvakje;
• E-mailadres;
• Alternatief e-mailadres;
• Telefoonnummer;
• UM-nummer;
• Nationaliteit;
• Geboortedatum;
• Geboorteplaats en -land;
• Bankrekeningnummer;
• Kopie identiteitsbewijs of bepaalde gegevens op identiteitsbewijs;
• Naam thuisuniversiteit, gastonderwijsinstelling of stage-instelling;
• Studieniveau;
• Studierichting;
• Verklaring taalkennis;
• Aanbevelingsbrief;
• Curriculum vitae;
• Visum documenten;
• Verzekeringsdocumenten;
• Transscript van studieresultaten;
• Diploma’s van reeds afgeronde studies;
• Contactgegevens contactpersoon voor noodgevallen;
• Mogelijke studiebeperkingen, zoals medische aandoeningen;
• Uitwisselingsperiode, inclusief datum van aanvang en beëindiging;
• Study reports.

De UM verkrijgt de benodigde gegevens van UM-studenten rechtstreeks van henzelf. Voor gaststudenten geldt dat de UM de persoonsgegevens ontvangt van de gaststudent zelf of de onderwijsinstelling waar hij of zij van afkomstig is.

Bijzondere persoonsgegevens

Bijzondere persoonsgegevens zijn gegevens van gevoelige aard. Bijvoorbeeld gegevens waaruit jouw ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religie of levensbeschouwing, lidmaatschap van een vakbond of jouw seksuele geaardheid blijkt. Daarnaast zijn gegevens over je gezondheid, genetische gegevens of biometrische gegevens waarmee je geïdentificeerd kan worden (zoals een vingerafdruk) eveneens bijzondere persoonsgegevens.

De UM verwerkt bijzondere persoonsgegevens wanneer dit wettelijk is toegestaan, je deze gegevens zelf kennelijk openbaar hebt gemaakt of expliciete toestemming hebt gegeven om deze persoonsgegevens te verwerken.

In het kader van de werkzaamheden van de International Relations Office en de Internship Office heeft de UM niet als doel om bijzondere persoonsgegevens te verwerken. Echter, het kan incidenteel wel gebeuren, bijvoorbeeld in de gevallen hieronder genoemd of wanneer je aangeeft dat je speciale voorzieningen nodig hebt of wanneer je deze gegevens ongevraagd kenbaar maakt. De UM gaat zorgvuldig om met de gegevens.

Visumaanvragen

Sommige landen vereisen een scan van de vingerafdruk voor een visumaanvraag. De UM faciliteert hierin door bijvoorbeeld een ruimte beschikbaar te stellen waar het visumbureau en de student elkaar kunnen treffen. Echter, de UM is hierin niet verantwoordelijk voor het verwerken van je gegevens; dat is het visumbureau.

Medisch gegevens in verband met stages

Sommige opdrachtgevers vragen aan stagiairs bepaalde medische of andere bijzondere persoonsgegevens. Hierbij kan je denken aan een verklaring dat je over bepaalde vaccinaties beschikt. De UM faciliteert hierin door de student deze gegevens te vragen. Echter, dat gebeurt enkel in opdracht van de opdrachtgever die hiervoor verwerkingsverantwoordelijke is; dergelijke gegevens worden zo snel mogelijk weer verwijderd.

Doeleinden

De UM verwerkt bovenstaande persoonsgegevens met de volgende doeleinden:

• Het voor UM-studenten mogelijk maken van een studieperiode in het buitenland en/of een stage in Nederland of daarbuiten. Hieronder valt het uitvoeren van de selectieprocedure, nominatie en aanmelding bij de gastonderwijsinstelling, maar ook de uitgifte van een eventuele beurs en het melden van calamiteiten aan de doorgegeven contactpersonen;
• Het voor gaststudenten mogelijk maken van een studieperiode bij de UM. Hieronder valt het controleren of de gaststudent voldoet aan de eisen van de UM, het in orde maken van de registratie, het nemen van maatregelen bij medische beperkingen, maar ook het melden van calamiteiten aan de doorgegeven contactpersoon.

Verwerkingsgrond

Wanneer de UM jouw persoonsgegevens verwerkt, dan wordt deze verwerking gebaseerd op een verwerkingsgrond. Een verwerkingsgrond is de reden waarom persoonsgegevens worden verwerkt.

De UM verwerkt jouw persoonsgegevens voornamelijk voor de vervulling van haar publieke taken op het gebied van het verzorgen van wetenschappelijk onderwijs en onderzoek.

Voor het verwerken van sommige persoonsgegevens kan de UM daarnaast jouw toestemming vragen. De verwerkingsgrond is in dat geval toestemming.

Bewaartermijnen

Persoonsgegevens worden door de UM niet langer bewaard dan noodzakelijk is om het doel van de verwerking te realiseren of om te voldoen aan een wettelijke plicht. De meeste bewaartermijnen staan in het Basisselectiedocument Wetenschappelijk Onderwijs 1985. Hiermee geven de instellingen voor wetenschappelijk onderwijs uitvoering aan de Archiefwet.

De meeste gegevens van uitwisselingsstudenten worden door de UM net zo lang bewaard als die van reguliere studenten. Het studentendossier wordt bijvoorbeeld gedurende 30 jaar na beëindiging studie bewaard. Correspondentie met betrekking tot uitwisselingsstudenten wordt gedurende 7 jaar bewaard.

Na afloop van de bewaartermijn worden de gegevens geanonimiseerd en verder gebruikt voor kwaliteitsdoeleinden. Gegevens die niet kunnen worden geanonimiseerd, worden verwijderd, tenzij in het Basisselectiedocument anders staat aangegeven.

Ontvangers van persoonsgegevens

Binnen de UM zijn er maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat enkel de personen die je persoonsgegevens moeten verwerken toegang daartoe hebben. Je persoonsgegevens worden niet met derden gedeeld, met uitzondering van de universiteit waarmee de uitwisseling plaatsvindt of de organisatie waar de stage plaatsvindt. Daarnaast kunnen je gegevens worden gedeeld met de organisatie die jou een beurs heeft verstrekt, zoals de Europese Unie (Erasmus).

Referenties

Het kan zijn dat er door een recruiter of een potentiële werkgever om een referentie wordt gevraagd aan de International Relations Office. Indien de recruiter of een potentiële werkgever kan aantonen dat jij toestemming hebt gegeven voor het delen van informatie die de International Relations Office en/of de Internship Office tot haar beschikking heeft, zal de gevraagde informatie worden gedeeld.

Study reports

Na afloop van een periode in het buitenland of de stage wordt aan (sommige) studenten gevraagd om een rapport te schrijven over hun ervaringen. Dit rapport wordt, enkel nadat er door de betreffende student daartoe toestemming is gegeven, gedurende een vooraf bekendgemaakte periode op het intranet geplaatst.

Andere partijen

Ook de partijen die de UM in staat stellen de werkzaamheden van de International Relations Office en/of de Internship Office uit te voeren kunnen toegang hebben tot persoonsgegevens. De UM heeft met deze partijen schriftelijke afspraken gemaakt over de verwerking en beveiliging van persoonsgegevens.

Jouw rechten

De privacywetgeving geeft jou een aantal rechten met betrekking tot je persoonsgegevens. Deze rechten staan hieronder kort benoemd. In de algemene privacyverklaring op www.maastrichtuniversity.nl vind je meer informatie over elk van deze rechten en hoe je deze rechten uitoefent.

Je hebt het recht op inzage, correctie en wissing van je persoonsgegevens. Daarnaast heb je het recht de verwerking te laten beperken, je gegevens over te laten dragen aan een andere partij en het recht om bezwaar te maken wanneer er wordt verwerkt op basis van gerechtvaardigd belang.

Wanneer je een van de onderstaande rechten wilt uitoefenen kan je daarvoor schriftelijk contact opnemen met privacy@maastrichtuniversity.nl of rechtstreeks met functionaris voor gegevensbescherming via fg@maastrichtuniversity.nl.

Wanneer je een klacht hebt over de verwerking van jouw persoonsgegevens door de UM, kun je hierover contact opnemen met de UM via bovenstaande contactgegevens. Je hebt bovendien het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens kun je lezen hoe je dat moet doen.