Erasmus+ mobiliteit voor medewerkers

Het Erasmus+ programma voor stafmobiliteit is een door de EU gefinancierde beurs gericht op ondersteuning van de professionele ontwikkeling van UM-personeel in samenwerking met andere Erasmus+ partnerinstellingen. De activiteiten die vallen onder het stafmobiliteitbeleid van de UM zijn:

• Jobshadowing (je loopt mee met een collega van een andere instelling om beter inzicht te krijgen in diens werkzaamheden en kennis en ervaring uit te wisselen) en stafweken van partners (voor een overzicht van beschikbare stafweken lees meer op IMOTION). In de stafweek moet ook een jobshadowing component zitten of toegevoegd kunnen worden om in aanmerking te komen voor de Erasmus+ grant.
• Onderzoeksactiviteiten (bijvoorbeeld het ontwikkelen van een gezamenlijk paper, het verzamelen van gegevens, het presenteren van onderzoeksresultaten etc.) voor beginnende onderzoekers (4^e jaars PhD studenten en 1^e en 2^e jaars post docs) 

Als je wil deelnemen aan dit programma, dien je zelf de mobiliteit (jobshadowing / staf week / onderzoeksactiviteit) te regelen. De duur van je mobiliteit mag variëren van twee tot vijf dagen. Erasmus+ voorziet in een gedeeltelijke bijdrage in de kosten van het verblijf in het buitenland. Aangezien de Erasmus+ beurs slechts een gedeeltelijke vergoeding van de kosten biedt (zie hieronder), wordt deze aangevuld met UM-gelden tot een maximale totale beurs van€1.500,- per mobiliteit. Omdat het een Nederlandse openbare universiteit is, gelden voor deze aanvullingen de landelijk afgesproken maximale vergoedingsbedragen voor buitenlandse dienstreizen.

UM-medewerkers die een instelling in het buitenland bezoeken voor een trainingsmobiliteit (jobshadowing/staf week/onderzoeksactiviteit) komen mogelijk in aanmerking voor financiering voor de mobiliteit met een duur van twee dagen tot maximaal 5 dagen, indien:

• zij een P-nummer hebben;
• salaris van de UM ontvangen;
• werkzaam zijn bij Student Service Centre (SSC), Finance, Faculty of Arts and Social Sciences (FASoS), Faculty of Law (FdR), MUO, Faculty of Health, Medicine and Life Sciences (FHML) and Faculty of Science and Engineering (FSE). Voor 2026 zullen er nieuwe faculteiten en servicecentra worden geselecteerd)
• hun voorgestelde stafmobiliteit een of meer van de volgende elementen omvat:
  • Jobshadowing  (je loopt mee met een collega van een andere instelling om beter inzicht te krijgen in diens werkzaamheden en kennis en ervaring uit te wisselen)
  • Staf weken van partners (voor een overzicht van beschikbare stafweken: lees meer op IMOTION). In de stafweek moet ook een jobshadowing component zitten of toegevoegd kunnen worden om in aanmerking te komen voor de Erasmus+ grant.

  • Onderzoeksactiviteiten (bijvoorbeeld het ontwikkelen van een gezamenlijk paper, het verzamelen van gegevens, het presenteren van onderzoeksresultaten etc.) voor beginnende onderzoekers (4e jaars PhD studenten en 1e en 2e jaars post docs)

     

     

• Let op: Erasmus+ financiering is niet mogelijk voor conferenties

Voordat je je aanmeldt

Stap 1: Een Erasmus+ staff mobiliteit is alleen mogelijk in één van de deelnemende programmalanden (Denemarken, Finland, IJsland, Ierland, Luxemburg, Zweden, Liechtenstein, Noorwegen, Oostenrijk, België, Duitsland, Frankrijk, Italië, Griekenland, Spanje, Cyprus, Malta, Portugal, Bulgarije, Kroatië, Tsjechië, Estland, Letland, Litouwen, Hongarije, Polen, Roemenië, Servië, Slowakije, Slovenië, Noord-Macedonië, Turkije).

Neem contact op met de instelling om toestemming voor je mobiliteit te verkrijgen.

Stap 2: Vraag toestemming aan je leidinggevende of afdelingshoofd van de UM.

Aanmelding

Stap 3: Vul het aanvraagformulier in en stuur het voor de deadline naar de stafmobiliteitscoördinator. Binnen twee weken na de deadline ontvang je een e-mail met de uitslag van de selectie.

Als je wordt geselecteerd voor een Erasmus+-personeelsmobiliteit, moet je:

Stap 4: Vul de Staff Mobility Agreement voor Training in, dit document moet getekend zijn door het personeelslid, de manager en de ontvangende instelling. 
Stap 5: Stuur de Staff Mobility Agreement voor Training naar de Staff Mobility Coördinator via email.    
Stap 6: De Staff Mobility Coördinator controleert je formulier en stuurt het, indien correct, naar het Centraal Erasmus+ Office.

Stap 7: Het Centraal Erasmus+ Office stuurt je een Grant Agreement, die minimaal 2 weken vóór de start van de mobiliteit dient te worden ingevuld.

Stap 8: Tenslotte ontvang je een Certificate of Attendance Staff Mobility. Dit formulier moet worden ingevuld door de ontvangende instelling en moet binnen twee weken na het einde van de mobiliteit per e-mail worden verzonden naar het Centraal Erasmus+ Office.

Stap 9: De dag na de mobiliteit ontvang je een geautomatiseerde e-mail om het online Participant Report in te vullen, waarin je Erasmus+-mobiliteit wordt beschreven. Het voltooien van deze laatste stap is verplicht.

Verzekering

Als personeelslid van de UM valt jouw Erasmus+ mobiliteit in het buitenland onder AIG Travel Guard Business Travel Insurance. Let op; als je je verblijf verlengt voor privédoeleinden, dan moet je zelf een reisverzekering afsluiten voor het privé deel van de reis. Meer informatie is te vinden op UMployee. 

Declareer jouw kosten

Het is mogelijk een voorschot aan te vragen om de kosten zoals reisticket en hotel te betalen. Binnen 2 weken na de mobiliteit, moet je bewijs aanleveren van de gemaakte kosten (tickets, facturen etc.). Je kunt maximaal €1,500.- per mobiliteit declareren.  

Kosten voor accommodatie en overige
Je kunt kosten voor accommodatie tot een maximum declareren, dit maximum is gesteld door de Nederlandse overheid en is gebaseerd op de bestemming (land/stad) waar de mobiliteit plaatsvindt. Je kunt het overzicht van de maxima hier vinden.  

Bijvoorbeeld: Je gaat op mobiliteit naar Florence voor 4 dagen (3 nachten). 

Je mag een maximumbedrag van €231,-/nacht (3 x €231,- = € 693,-) declareren voor je hotel en maximaal €125,-/dag (4 x €125,- = € 500,-) voor overige kosten zoals diner, openbaar vervoer ter plaatse, etc. 

Een maximum van €307,- blijft er dan over voor reiskosten. 

Reiskosten 

Deelnemende medewerkers kunnen, conform de geldende bepalingen, gebruik maken van de volgende vervoersmogelijkheden:

Trein
Indien de reistijd met de trein maximaal acht uur bedraagt, moedigen wij het aan om met de trein te reizen. De reistijd is de tijd die de reis duurt, gerekend vanaf Maastricht naar de bestemming. Dit is inclusief de reistijd naar het station of vliegveld en inclusief wachttijd (check-in tijd).

Vliegtuig
Als de reistijd met de trein meer dan 8 uur bedraagt, kan er met het vliegtuig gereisd worden. Indien beschikbaar heb je recht op een rechtstreekse vlucht. Het is nog altijd mogelijk om met de trein te reizen.

Dit is extra informatie over de opbouw van de beurs, dit heeft niets te maken met de kosten die gedeclareerd kunnen worden. 

Voor UM-medewerkers wordt, zoals hierboven toegelicht, een maximale vergoeding van €1.500,- per mobiliteit vergoed, maar deze UM Erasmus+ stafmobiliteitsbeurs is opgebouwd uit drie financieringscomponenten:

1. Een door Erasmus+ vastgestelde dagvergoeding (voor accommodatie en maaltijden)
2. Een door Erasmus+ vastgestelde reiskostenvergoeding (van en naar de mobiliteitsbestemming)
3. Een UM top-up om de kosten boven op de Erasmus+ beurs te dekken, tot een maximale totale beurs van €1.500,-

Dagvergoedingen

Reiskostenvergoedingen

Gebaseerd op de reisafstand per deelnemer. Reisafstanden dienen berekend te worden aan de hand van de afstandscalculator van de Europese Commissie. De aanvrager dient de afstand van een enkele reis te vermelden om het bedrag van de EU-subsidie ter ondersteuning van de heen- en terugreis te berekenen.

*Van toepassing wanneer een medewerker met de trein of bus naar de locatie van de mobiliteit reist

Dit project werd gefinancierd met de steun van de Europese Commissie. De verantwoordelijkheid voor deze publicatie ligt uitsluitend bij de auteur; de Commissie kan niet aansprakelijk worden gesteld voor het gebruik dat kan worden gemaakt van de informatie die het bevat.