Veelgestelde vragen

Heeft u vragen rondom de overstap naar het nieuwe SAP Ariba Netwerk? Hier vindt u een overzicht van de meest gestelde vragen en de daarbij bijbehorende antwoorden. Deze vragenlijst wordt regelmatig bijgewerkt en aangevuld. Vind uw vraag hieronder of ga direct naar: 

  Deelnemen aan het SAP Ariba Netwerk 
  Project scope
 Go-live Ariba Netwerk 
 Aan de slag met catalogi op het Ariba Netwerk
  Overige informatie 

Wat is het Ariba Netwerk (AN)?
Het Ariba Netwerk is een online platform voor zakelijke transacties zoals inkooporders, opdrachtbevestigingen, catalogi en facturen. Het gebruik van het AN minimaliseert verschillen omdat factuurgegevens vooraf worden bevestigd. Het AN wordt door veel (internationale) organisaties gebruikt. Het is dus geen specifiek UM-platform.
Hier vindt u meer informatie. Klik hier om toegang te krijgen tot uw AN-account en andere informatie over AN.

Waarom heeft UM gekozen voor het Ariba Netwerk?
De UM heeft gekozen voor het Ariba netwerk omdat dit systeem de functionaliteiten biedt die de UM nodig heeft om nu en in de toekomst op een professionele wijze in te kopen. SAP Ariba ondersteunt de werkzaamheden vanaf offerte tot en met de betaalbaarstelling van de factuur.

Is deelname aan het Ariba Netwerk vereist om transacties met UM te kunnen doen?
Vanaf 8 juni 2022 verstuurt UM alle inkooporders via het Ariba Netwerk.

Hoe werkt het Ariba Netwerk?
Nadat u zich heeft geregistreerd bij het Ariba Netwerk en de Trading Relationship Request (TRR) is ondertekend, worden alle nieuwe PO's die door UM zijn uitgegeven, naar uw Ariba Netwerk Account gestuurd. Zodra u de PO in uw inbox (AN Inbox) heeft ontvangen, kunt u de PO omzetten in een factuur en het factuurnummer en de datum bijwerken en indienen via het Ariba Netwerk.

Hoe kan ik mij registreren voor het Ariba Netwerk?
Het verzoek om een account op het Ariba Netwerk aan te maken en om de handelsrelatie te leggen ontvangt u van Universiteit Maastricht. Heeft u nog geen Ariba Netwerk account, dan kunt u deze aanmaken door zich hier te registreren.

Wanneer start Universiteit Maastricht met het gebruik van het Ariba Netwerk?
Vanaf 8 juni 2022 stuurt UM alle inkooporders via het Ariba Netwerk.

Welke type accounts zijn beschikbaar binnen het Ariba Netwerk?
Het Ariba Netwerk voorziet in een Enterprise Account en een Standard Account. Meer informatie vindt u hier.

Wat betekent dit project als ik al een account heb op het SAP Ariba Netwerk?
Een Ariba Netwerk account kunt u gebruiken voor meerdere klanten. Wanneer u met dit account inlogt bij het verzoek van Universiteit Maastricht om zaken te doen, dan wordt uw account gekoppeld aan dat van Universiteit Maastricht.

Wanneer onze organisatie een actief account heeft op het SAP Ariba netwerk en dus snel kan koppelen, maar niet in wave 1 zit, bestaat dan de mogelijkheid om toch eerder te koppelen?
Jazeker, heel graag. Geef dit kenbaar door je gegevens te registreren op https://www.maastrichtuniversity.nl/nl/sap-ariba-contactgegevens of een e-mail te sturen naar supplieronboard-fs@maastrichtuniversity.nl. Dan nemen wij contact op om vervolgstappen af te stemmen.

Moet ik extra hardware of software bestellen om het Ariba Netwerk te gebruiken?
Leveranciers hoeven niets te downloaden. Een internetverbinding en webbrowser die is gecertificeerd voor SAP Ariba cloudoplossingen zijn de enige vereisten.

Welke browserversies zijn gecertificeerd voor cloudoplossingen van SAP Ariba?
Ga naar https://supplier.ariba.com en vervolgens naar Ondersteunende browsers en invoegtoepassingen linksonder op de pagina om een lijst met momenteel ondersteunende browsers weer te geven.

Kan een leverancier meerdere Ariba accounts hebben?
Uw bedrijf kan meerdere Ariba-accounts hebben, afhankelijk van uw zakelijke behoeften. Voor ieder account kan er maar één accountbeheerder zijn, maar de accountbeheerder kan toegang verlenen aan meerdere gebruikers. Alle gebruikers van uw bedrijf hebben hun eigen gebruikersnaam en wachtwoord voor toegang tot het account.

Hoe voeg ik een nieuwe gebruiker toe aan het Ariba-account van mijn bedrijf?
Alleen de accountbeheerder van uw bedrijf kan gebruikers aan uw account toevoegen. Als u de accountbeheerder bent, kunt u gebruikers toevoegen met de onderstaande stappen. Om gebruikers aan het account toe te voegen, moet u tenminste één rol maken. U kunt meerdere gebruikers aan dezelfde rol toewijzen of een afzonderlijke rol voor elke gebruiker maken.

Ga als volgt te werk om een rol te maken:

• Klik in de rechterbovenhoek van de toepassing op uw initialen. Ga naar Instellingen en selecteer Gebruikers.
• Klik onder Rollen beheren op het blauwe kruisje.
• Voer een Naam in voor de rol.
• Selecteer de juiste rechten met behulp van de aanvinkhokjes en klik op Opslaan.

Ga als volgt te werk om een gebruiker te maken:

• Klik in de rechterbovenhoek van de toepassing op uw initialen, Ga naar Instellingen en selecteer Gebruikers.
• Klik op het tabblad Gebruikers beheren.
• Klik op het pictogram met het blauwe kruisje.
• Voer de gegevens van de gebruiker in (Gebruikersnaam, E-mailadres, Voornaam,  Achternaam en Telefoon).
• Selecteer een rol in de sectie Roltoewijzing.
• Wijs een klant toe (Alle klanten of Klanten selecteren)
• Klik op Opslaan.

Nadat u de gebruiker hebt aangemaakt, ontvangt de gebruiker een e-mail met de gebruikersnaam en een tijdelijk wachtwoord. De gebruiker moet het account openen en het wachtwoord wijzigen wanneer deze zich voor de eerste keer aanmeldt.

UM heeft mij uitgenodigd voor het aanmaken van een nieuwe account, maar ik heb al een eigen account op het Ariba Netwerk.
Als u al een account heeft bij SAP Ariba, kunt u altijd inloggen met uw bestaande inloggegevens in plaats van een nieuw account aan te maken. Als u bent uitgenodigd via het systeem van standaardaccounts, zal de eerste registratie die u uitvoert (vanaf de eerste bestelling) de koppeling tussen UM en het door u gekozen account tot stand brengen. De link wordt bewaard voor de volgende bestellingen.

Hoe stel ik mijn wachtwoord opnieuw in als leverancier?

• Ga naar https://supplier.ariba.com en klik op Wachtwoord.
• Geef het e-mailadres dat is geregistreerd voor het account op in het veld E-mailadres en klik op Indienen. SAP Ariba stuurt dan een e-mail met instructies om uw wachtwoord opnieuw in te stellen; deze e-mail wordt verzonden naar het e-mailadres dat u hebt opgegeven toen u uw SAP Ariba-account registreerde.
• Klik op de koppeling in de e-mail voor het opnieuw instellen van uw wachtwoord.
• Voer uw nieuwe wachtwoord in en bevestig het.
• Klik op Indienen.

Wat als ik mijn gebruikersnaam ben vergeten als leverancier?
Als u uw SAP Ariba gebruikersnaam bent vergeten, kunt u SAP Ariba verzoeken u een e-mail te sturen met instructies over het ophalen van uw gebruikersnaam. De e-mailmelding over het ophalen van uw gebruikersnaam wordt verzonden naar het e-mailadres dat u hebt ingevoerd om uw SAP Ariba-account aan te maken. Als uw e-mailadres aan meerdere SAP Ariba-accounts is gekoppeld, bevat de e-mail alle gebruikersnamen die aan uw e-mailadres zijn gekoppeld. Als u uw Ariba Netwerk voor leveranciers-gebruikersnaam bent vergeten, doorloopt u de volgende stappen:

• Ga naar https://supplier.ariba.com en klik op Gebruikersnaam vergeten.
• Voer het e-mailadres in dat u hebt gebruikt om uw SAP Ariba account aan te maken.
• Klik op Indienen.
• SAP Ariba stuurt een e-mail met alle gebruikersnamen die aan uw e-mailadres zijn gekoppeld.

Hoe kan ik het wachtwoord van een gebruiker opnieuw instellen?
Alleen de accountbeheerder kan wachtwoorden voor gebruikers opnieuw instellen.

• Kies in de rechterhoek van de kopbalk achtereenvolgens Accountinstellingen > Instellingen > Gebruikers.
• Klik op het tabblad Gebruikers beheren.
• Kies het selectievakje voor de gebruiker van wie u het wachtwoord wilt instellen en klik op Bewerken.
• Voer één van de volgende acties uit:
  - Klik op Wachtwoord opnieuw instellen. SAP Ariba stuurt de gebruiker een e-mail met een koppeling om het wachtwoord opnieuw in te stellen. Het gewijzigde wachtwoord gaat onmiddellijk in.
  - Geef de gebruiker de instructie om op Wachtwoord te klikken op de aanmeldingspagina van SAP Ariba. Nadat de gebruiker zijn gebruikersnaam heeft verzonden, stuurt SAP Ariba de gebruiker een e-mail met een koppeling om een nieuw wachtwoord in te stellen.

Hoe krijg ik toegang tot, en wijzig ik het Ariba account van de voormalige beheerder binnen mijn organisatie?
Als de accountbeheerder nog steeds werkzaam is binnen uw bedrijf, kan hij of zij het beheerdersaccount opnieuw toewijzen aan een andere gebruiker of de gebruikersinformatie wijzigen in een andere persoon. Als de accountbeheerder niet meer werkt bij uw bedrijf, maar u hebt wel toegang tot het geregistreerde e-mailadres:

• Gebruik de koppeling Wachtwoord op de pagina Aanmelding leverancier om uw wachtwoord opnieuw in te stellen.
• Nadat u het account hebt geopend, kunt u de rol van accountbeheerder aan uzelf overdragen of de beheerdersaccount aan uzelf toewijzen.

Als de accountbeheerder niet meer werkt bij uw bedrijf en u hebt geen toegang tot het geregistreerde e-mailadres: neem contact op met klantondersteuning van SAP Ariba via het Ondersteuningscentrum de beheerder te wijzigen. U zult het AN-ID-nummer van het account moeten opgeven, evenals de geregistreerde naam en het e-mailadres van de beheerder.

Aanvullende informatie
Verzoeken voor het opnieuw toewijzen van accounts gaan naar een specifiek team binnen SAP Ariba Customer Support. Dit team zal de informatie verifiëren en zonodig met andere gebruikers aan het account werken. Er wordt vervolgens contact met u opgenomen en u ontvangt verdere instructies.

Hoe wijzig ik de beheerder van mijn account?
Ga als volgt te werk om de rol van beheerder over te dragen naar een bestaande gebruiker:

• Klik in de rechterbovenhoek op het (wiel)pictogram. Ga naar: Instellingen > Gebruikers.
• Selecteer de gebruiker die de nieuwe beheerder moet worden.
• Klik op Beheerder maken.
• Selecteer een nieuwe rol voor uw eigen gebruikersaccount en klik op Toewijzen.
• Klik op OK om de rol van accountbeheerder over te dragen.

Ga als volgt te werk om de accountinformatie van een beheerder bij te werken:

• Klik op de initialen in de rechterbovenhoek van de toepassing en selecteer Mijn Account.
• Werk deze pagina bij met de nieuwe informatie over de beheerder. Zorg ervoor dat u de volgende informatie wijzigt:
  - Gebruikersnaam
  - Volledige naam van de gebruiker
  - E-mailadres van de gebruiker
  - Contactgegevens
• 3. Klik op Opslaan.

Aanvullende informatie
Als de stappen voor één van deze opties zijn doorlopen, wilt u ook bevestigen dat alle instellingen voor e-mailmeldingen zijn bijgewerkt. Dit zijn ook de meldingen die worden verzonden als er inkooporders worden verzonden als u het account gebruikt voor bestellingen en facturering.

Waar vind ik mijn Ariba Netwerk ID (AN-ID)-nummer?
Als u bent aangemeld bij uw SAP Ariba-account, verschijnt uw AN-ID-nummer als u klikt op uw initialen > Instellingen in de rechterbovenhoek van de toepassing. Het wordt ook onderaan elke pagina weergegeven, rechts van de naam van uw bedrijf.

Extra informatie
Als u geen toegang krijgt tot uw account (Gebruikersnaam en/of Wachtwoord onbekend) maar het geregistreerde e-mailadres is wel actief, stelt u het wachtwoord opnieuw in. U ontvangt een e-mail met de Gebruikersnaam. Hiermee kunt u het wachtwoord opnieuw instellen. Als u geen toegang krijgt tot uw account (Gebruikersnaam en/of Wachtwoord onbekend) en het geregistreerde e-mailadres is niet meer geldig of toegankelijk, neem dan contact op met uw klant. Zij hebben uw ANID geregistreerd en kunnen deze op verzoek met u delen.
Uw AN-ID nummer is het accountnummer van uw bedrijf in het Ariba-systeem. Met dit nummer kunnen meerdere taken worden uitgevoerd.
- Klantenondersteuning van SAP Ariba helpen uw account te vinden
- Handelsrelaties met inkopers tot stand brengen
- Samenvoegen van/aanmelden bij privé-accounts
- Accounts koppelen

Kan mijn account meer dan één beheerder hebben?
Er kan maar één gebruiker de beheerder zijn van uw account. Aan subgebruikers kunnen alle toestemmingen worden toegewezen waarmee deze toegang krijgen tot alle inhoud in de account, met uitzondering van de pagina Gebruikers. Alleen de accountbeheerder kan gebruikers en rollen beheren.

Welke kosten zijn verbonden aan deelname aan het Ariba Netwerk?
Om samen te werken op het Ariba Netwerk heeft u een account nodig. Er bestaan twee verschillende type accounts: standaard en enterprise. De standaard account is volledig gratis te gebruiken. Aan een enterprise account zijn kosten verbonden. Welke account u nodig heeft en welke kosten hieraan verbonden zijn hangt af van verschillende factoren. Meer informatie hierover vindt u hier. 

Zal UM de kosten betalen?
De UM vergoedt geen kosten gerelateerd aan de aansluiting op en het gebruik van het Ariba Netwerk.

Met wie kan ik contact opnemen binnen de Inkoopafdeling van de UM?
Voor vragen over dit project kunt u contact opnemen met supplieronboard-fs@maastrichtuniversity.nl. Raadpleeg bij technische vragen SAP Ariba en het Ariba Netwerk.

Kan ik contact opnemen met het supportteam van het Ariba Netwerk?
Klantenondersteuning van SAP Ariba kan direct in het Helpcentrum antwoord geven op de meest voorkomende vragen, zonder dat er rechtstreeks contact hoeft te worden opgenomen met klantenondersteuning. Ga als volgt te werk om het Helpcentrum te openen via https://supplier.ariba.com

• Klik op het Help-pictogram (vraagteken) in de rechterbovenhoek van de pagina.
• Klik op Ondersteuning in de rechterbenedenhoek naast het hoofdtelefoonpictogram om het Helpcentrum te openen.
• Licht uw vraag of probleem kort toe in het veld Ik heb hulp nodig bij.
• Klik op Start.

De zoekresultaten worden onder uw zoekterm weergegeven. Als u geen oplossing hebt kunnen vinden, geeft u antwoord op de vragen onder Contact opnemen met klantenondersteuning van Ariba. U ziet nu welke contactmethoden er beschikbaar zijn waaronder Click-to-Call, live chat en e-mail. SAP Ariba maakt gebruik van Click-to-Call voor een gestroomlijnde gebruikerservaring bij telefonische ondersteuning.

Welke inkoopdocumenten ontvang ik via het Ariba Netwerk?
U zult onze inkooporders ontvangen via het Ariba Netwerk.

Welke documenten moet ik verzenden via het Ariba Netwerk?
U gaat de orderbevestigingen, service entry sheets en facturen verzenden via het Ariba Netwerk.

Kunnen leveranciers met een standaard account orderbevestigingen sturen naar de UM via het Ariba Netwerk?
Ja, leveranciers kunnen zowel met een standaard account als met een Enterprise account via het Ariba Netwerk orderbevestigingen sturen naar de UM.

Kunnen leveranciers ondersteunende documenten bijvoegen in Ariba voor of tijdens het indienen van facturen?
U kunt ondersteunende documenten toevoegen voor het indienen van facturen. Bij opdrachten op basis van uurtarief bijvoorbeeld de gewerkte uren.

Wanneer is de Go-Live datum?
De Go-Live heeft plaatsgevonden in juni 2022.

Wanneer mijn bedrijf aangesloten is op het Ariba Netwerk, moeten we dan wachten op nieuwe e-orders voordat we e-facturen kunnen sturen?
Ja. U moet wachten op orders die u ontvangt via het Ariba Netwerk voordat u via het Ariba Netwerk facturen kunt versturen.

Krijg ik een training om facturen te kunnen maken op het Ariba Netwerk?
Tijdens de uitrol is er een periode om vertrouwd te raken met het Ariba Netwerk. De UM zal informatiesessies organiseren. Daarnaast worden instructies opgesteld die worden gedeeld op onze pagina.

Zal ik hulp krijgen als ik facturen aanmaak via het Ariba Netwerk?
Het Ariba Help Center heeft mogelijk al een antwoord op de meeste van uw vragen. Vóór de Go-Live zal het UM Supplier Onboarding Team nog een informatiesessie organiseren over het gebruik van het Ariba Netwerk.

Met wie kan ik contact opnemen binnen de afdeling Inkoop van UM?
Bij vragen over het project kunt u contact opnemen met de UM via supplieronboard-fs@maastrichtuniversity.nl. Raadpleeg bij technische vragen SAP Ariba en het Ariba Netwerk.

Hoe neem ik als leverancier contact op met klantenondersteuning van SAP Ariba?
Klantenondersteuning van SAP Ariba kan direct in het Helpcentrum antwoord geven op de meest voorkomende vragen, zonder dat er rechtstreeks contact hoeft te worden opgenomen met klantenondersteuning. Ga als volgt te werk om het Helpcentrum te openen via https://supplier.ariba.com

• Klik op het Help-pictogram (vraagteken) in de rechterbovenhoek van de pagina.
• Klik op Ondersteuning in de rechterbenedenhoek naast het hoofdtelefoonpictogram om het Helpcentrum te openen.
• Licht uw vraag of probleem kort toe in het veld Ik heb hulp nodig bij.
• Klik op Start.

De zoekresultaten worden onder uw zoekterm weergegeven. Als u geen oplossing hebt kunnen vinden, geeft u antwoord op de vragen onder Contact opnemen met klantenondersteuning van Ariba. U ziet nu welke contactmethoden er beschikbaar zijn waaronder Click-to-Call, live chat en e-mail. SAP Ariba maakt gebruik van Click-to-Call voor een gestroomlijnde gebruikerservaring bij telefonische ondersteuning. Klik voor meer veelgestelde vragen (FAQ) op de link hier.

Hoe kan ik als leverancier een testaccount aanmaken en openen?

Voorwaarden
Om een testaccount te gebruiken, dient u de accountbeheerder te zijn. 

Procedure

1. Log in op uw productieaccount op het Ariba Netwerk.
2. Klik op het pictogram Accountinstellingen en kies Overschakelen naar Test ID.
3. Klik in het dialoogvenster Accountmodus wijzigen op OK. Als u uw testaccount nog niet hebt gebruikt, vraagt Ariba Netwerk u om een nieuwe gebruikersnaam en wachtwoord.
4. Voer de gebruikersnaam en wachtwoord in van uw testaccount en bevestig deze. Klik op OK. 
   Ariba Netwerk meldt u aan bij uw testaccount en toont Testmodus bovenaan elke pagina. Ariba Netwerk kopieert uw bedrijfsprofielgegevens naar uw testaccount. De rest van uw testaccount instellingen zijn ingesteld op hun standaard waarden. U kunt deze instellingen op elk moment wijzigen. Ze hebben geen invloed op uw productieaccount.
5. Klik bovenaan de rechterpagina op Bedrijfsinstellingen om de instellingen van uw testaccount te controleren. Raadpleeg het gedeelte bovenaan de pagina om de huidige accountmodus te identificeren. Als bovenaan Testmodus wordt weergegeven, bevindt uw account zich in testmodus. Anders bevindt uw account zich in productiemodus.

Volgende stappen
Wanneer u als accountbeheerder hebt ingelogd in het testaccount, kunt u gebruikers toevoegen.