Stemmen aan tafel
Diverse perspectieven en inclusieve vergaderingen
Dit jaar vieren we Diversity Day door stil te staan bij hoe we onze vergaderingen inclusiever kunnen maken. De beslissingen die onze universiteit vormgeven, ontstaan aan onze vergadertafels. Hoe meer verschillende stemmen we meenemen, hoe beter, eerlijker en innovatiever die besluiten worden. Daarom is het goed om even stil te staan bij een paar vragen:
Wie ziet er aan tafel? Wie ontbreekt er? Wiens stem wordt écht gehoord?
Een écht rechtvaardige en inclusieve cultuur opbouwen is een vaardigheid die we allemaal kunnen ontwikkelen door oefening en reflectie. Het vraagt moed en tijd om naar binnen te kijken en ruimte te maken voor anderen, vooral voor degenen die teams aansturen, agenda’s bepalen of de eindbeslissingen nemen. Het doel is vooruitgang, geen perfectie. En vooruitgang begint wanneer we durven proberen, fouten maken, echt luisteren en opnieuw beginnen.
Op deze pagina vind je laagdrempelige tools en tips om daarmee aan de slag te gaan.
Wat te vragen bij het bepalen wie er aan tafel zit
Wie we uitnodigen voor een vergadering, bepaalt de beslissingen die daarna worden genomen. Stilstaan bij de onderstaande vragen kan het verschil maken tussen een gesprek dat belangrijke stemmen mist en een gesprek dat leidt tot eerlijkere en meer impactvolle resultaten.
- Wie wordt direct geraakt door de beslissingen die in de vergadering worden genomen?
Als er beslissingen worden genomen die een bepaalde groep raken, zijn er dan vertegenwoordigers van die groep aanwezig? En als dat niet mogelijk is, worden hun perspectieven dan op een andere betekenisvolle manier meegenomen? - Wiens kennis of ervaring is onmisbaar?
Betrekken we niet alleen formele leiders, maar ook mensen met praktische of persoonlijke ervaring? - Horen we een brede mix van functies en achtergronden?
Is de groep divers in disciplines, functieniveaus, achtergronden en perspectieven? - Mist er iemand die ons begrip kan verbreden?
Zou het uitnodigen van iemand buiten de gebruikelijke kring ons kunnen helpen om aannames te doorbreken en gespreksonderwerpen vanuit een nieuw perspectief te bekijken? - Is er iemand in de vaste groep die misschien niet nodig is? En zou dat ik kunnen zijn?
Zou het, als iemand (ook ikzelf) een plek aan tafel opgeeft, ruimte kunnen creëren voor stemmen die relevanter zijn of een frisse blik brengen? - Vinden we de juiste balans tussen efficiëntie en inclusiviteit?
Hebben we een goede balans gevonden tussen een werkbare groepsgrootte en voldoende vertegenwoordiging om tot een eerlijke en goed geïnformeerde beslissing te komen?
Praktische tips om elke stem aan tafel te horen
- Stel een voorzitter aan om het gesprek te leiden, een facilitator om de balans te bewaken en iedereen ruimte te geven om bij te dragen, en een notulist om de belangrijkste punten vast te leggen. Door deze rollen regelmatig te rouleren, verklein je machtsverschillen en geef je deelnemers de kans om op nieuwe manieren bij te dragen.
- Wijs een ‘devil’s advocate’ aan.
Laat iemand bewust aannames bevragen of verdeel de groep om verschillende perspectieven te verkennen. Zo verklein je de kans dat één visie de discussie overheerst. - Gebruik inclusieve taal en materialen.
Formuleer uitnodigingen, presentaties en gesprekken op een manier die voor iedereen toegankelijk en respectvol is. Zie de tips hieronder voor meer advies over hoe je rekening kunt houden met specifieke groepen. - Bied meerdere manieren aan om bij te dragen.
Geef deelnemers de keuze om bij te dragen via verschillende kanalen, zoals chat, polls, reacties, anonieme formulieren of opvolgberichten. Zo wordt het makkelijker voor iedereen om mee te doen, ook voor mensen die informatie anders verwerken of zich minder prettig voelen bij spreken in een groep. - Sluit af met een gedeeld begrip.
Rond de vergadering af door beslissingen samen te vatten, vervolgstappen te verduidelijken en verschillende standpunten te erkennen. Controleer of de verantwoordelijkheden helder zijn en of de feedback wordt teruggekoppeld aan de deelnemers. - Blijf leren.
Blijf werken aan je vaardigheden in inclusieve gespreksleiding, toegankelijkheid en allyship. Er zijn verschillende trainingen en cursussen beschikbaar via SuccessFactors of online. Zie elke vergadering als een kans om te leren, te reflecteren en verder te groeien.
Tips om met verschillende vormen van diversiteit in vergaderingen rekening te houden
Toegankelijkheidsbehoeften
- Kies toegankelijke vergaderruimtes afhankelijk van de behoeften van de deelnemers.
Denk bij het plannen van een vergadering aan voorzieningen zoals drempelvrije toegang, werkende liften, flexibele zitopstellingen en aanpasbare verlichting. Door vooraf na te denken over fysieke toegankelijkheid zorg je ervoor dat iedereen prettig kan deelnemen. - Deel alle materialen vooraf in toegankelijke digitale formats.
Stuur documenten, presentaties en andere materialen van tevoren, zodat deelnemers ze kunnen bekijken met hulpmiddelen zoals schermlezers, vergrotingssoftware of spraak-naar-tekstprogramma’s.- Leesbare tekstdocumenten: Gebruik Word- of PDF-bestanden met correcte kopteksten en alt-tekst, zodat schermlezers ze kunnen interpreteren. Vermijd gescande, alleen-afbeelding-PDF’s. Word-documenten zijn vaak handiger omdat ze eenvoudiger aan te passen zijn aan individuele voorkeuren.
- Toegankelijke presentaties: Gebruik contrastrijke kleuren, grote goed leesbare lettertypen en duidelijke titels. Zorg dat afbeeldingen alt-tekstbeschrijvingen hebben.
- Gestructureerde spreadsheets: Voeg duidelijke kolom- en rijkoppen toe en vermijd samengevoegde cellen die schermlezers in de war kunnen brengen.
- Ondertiteling en transcripties: Voeg ondertiteling toe aan videoclips en zorg voor transcripties van audiofragmenten.
- Gebruik toegankelijkheidscontroles in softwareprogramma’s.
Programma’s zoals Microsoft Word en PowerPoint hebben een ingebouwde toegankelijkheidscontrole. In Word vind je deze onder Controleren > Toegankelijkheid controleren of via Bestand > Info > Controleren op problemen > Toegankelijkheid controleren. Zo zie je meteen hoe je jouw document kunt verbeteren. - Gebruik kopstijlen in plaats van vetgedrukte tekst om secties aan te geven.
Kopstijlen zorgen ervoor dat schermlees software documenten nauwkeurig kunnen navigeren. Het kost even tijd om toe te passen, maar het wordt al snel een gewoonte die de leesbaarheid sterk verbetert. - Zorg dat de technologie tijdens de vergadering voor iedereen toegankelijk is.
Controleer of (online) vergaderplatforms goed werken met schermlees-software en andere ondersteunende hulpmiddelen, en schakel live-ondertiteling in bij hybride of online vergaderingen. Kleine technische aanpassingen kunnen een groot verschil maken en zorgen dat iedereen volwaardig kan deelnemen. - Vraag vroegtijdig naar toegankelijkheidsbehoeften.
Vraag deelnemers bij de voorbereiding van een vergadering om eventuele specifieke aanpassingen aan te geven. Vermeld dit in uitnodigingen of aanmeldformulieren, met een contactpersoon en een duidelijke deadline, zodat er voldoende tijd is om aanpassingen te regelen. Zelfs kleine gebaren – zoals het aanpassen van de verlichting of het aanbieden van snacks die passen bij dieetwensen – kunnen mensen welkom laten voelen. Vraag na afloop of de aanpassingen naar wens waren. - Houd rekening met de gezondheid van deelnemers bij het plannen van vergadertijden.
Wees je ervan bewust dat sommige collega’s vanwege hun gezondheid of behandelingen niet op elk moment van de dag beschikbaar zijn. Bied standaard de mogelijkheid tot online deelname.
Zo kan iedereen meedoen zonder belemmeringen – bijvoorbeeld collega’s met een chronische aandoening, blessure, beperkte mobiliteit of zorgtaken.
Cognitieve stijl (bijv. introversie, extraversie) en neurodiversiteit (bijv. dyslexie, ADHD, autisme)
- Deel materialen van tevoren.
Stuur de agenda, documenten en presentaties op tijd in duidelijke, digitaal toegankelijke formatsen. Zo kunnen deelnemers zich voorbereiden, informatie in hun eigen tempo verwerken en effectiever bijdragen aan het gesprek. - Houd vergaderingen gestructureerd en doelgericht.
Geef duidelijk de doelen, tijdsduur en overgangen tussen onderwerpen aan. Een goede structuur helpt deelnemers het overzicht te houden en vermindert cognitieve overbelasting. - Bied verschillende manieren aan om bij te dragen.
Moedig inbreng aan op diverse manieren – mondeling, schriftelijk (via gedeelde documenten of Teams-chat) of na afloop van de vergadering. Flexibiliteit helpt iedereen een manier te vinden om ideeën op een comfortabele manier te delen. - Voorkom overprikkeling.
Beperk achtergrondgeluid, voorkom dat meerdere gesprekken tegelijk plaatsvinden en houd visuele materialen rustig en overzichtelijk. Gebruik heldere dia’s met sterk kleurcontrast tussen tekst en achtergrond om de aandacht vast te houden. - Gebruik kleine groepsgesprekken in grotere vergaderingen.
Door de groep op te splitsen, krijgen stillere stemmen meer ruimte en kan er dieper op onderwerpen worden ingegaan. - Plan korte pauzes in.
Neem bij langere vergaderingen een pauze en las korte rustmomenten in tussen onderwerpen. Dit helpt vermoeidheid te voorkomen en geeft deelnemers de kans om weer even op te laden. - Houd de balans in deelname in de gaten.
Wijs iemand aan die let op wie het woord neemt en hoe vaak. Deze persoon kan stillere deelnemers op een respectvolle manier uitnodigen om iets te delen – tijdens de vergadering (als zij dat prettig vinden) of daarna. - Wijs iemand aan om notulen te maken.
Als deelnemers weten dat ze niet alles hoeven te onthouden, kunnen ze zich beter concentreren op het gesprek zelf. - Ondersteun beweging en hulpmiddelen voor concentratie.
Beweging, zoals even rekken of friemelen, en rustige activiteiten zoals tekenen, haken of het gebruik van bepaalde apps op de telefoon, kunnen sommige collega’s (bijv met neurodivergentie) helpen om zich beter te concentreren tijdens een vergadering. Normaliseer dit gedrag door kort te benoemen dat zulke handelingen de concentratie kunnen ondersteunen. Zo voelen deelnemers zich vrij om ze te gebruiken, en begrijpen anderen beter waarom dit is.
Culturele, raciale, regionale of nationale diversiteit
- Houd rekening met nationale, culturele en religieuze kalenders/dagen bij het plannen van vergaderingen.
Plan geen belangrijke vergaderingen of deadlines op grote nationale, religieuze of culturele feestdagen. Zo voorkom je dat collega’s onbedoeld worden uitgesloten door de planning. Veel van deze dagen zijn te vinden in de Diversity, Equity & Inclusivity+ Academische Kalender. - Erken verschillende communicatiestijlen.
Sommige collega’s zijn gewend om direct te spreken, terwijl anderen een meer indirecte of terughoudende stijl hebben. De gespreksleider kan helpen deze verschillen te overbruggen door erop te letten dat zowel directe als meer voorzichtige bijdragen met evenveel aandacht worden behandeld. - Wees bewust van culturele en etnische verwijzingen.
Verwijzingen naar lokale uitdrukkingen, sport, televisie of humor zijn niet altijd voor iedereen herkenbaar, en sommige kunnen onbedoeld culturele of etnische vooroordelen oproepen. Leg zulke verwijzingen uit als je ze gebruikt, en vermijd aannames die mensen kunnen uitsluiten of zich ongemakkelijk laten voelen. - Stimuleer nieuwsgierigheid.
Nodig collega’s, wanneer dat passend is, uit om perspectieven te delen die voortkomen uit hun achtergrond – maar zonder de verwachting dat zij namens hun hele gemeenschap spreken. - Gebruik inclusieve voorbeelden.
Baseer voorbeelden niet alleen op één culturele, etnische of nationale context. Bespreek bijvoorbeeld in een vergadering casussen uit meerdere landen of gemeenschappen, zodat verschillende perspectieven zichtbaar en gewaardeerd worden.
Taalverschillen
- Gebruik heldere taal.
Spreek Engels of Nederlands (of dialect alleen als iedereen het begrijpt) en vermijd uitdrukkingen of lokaal jargon die collega’s met een andere moedertaal mogelijk niet kennen. - Spreek duidelijk en in een rustig tempo.
Zo kunnen niet-moedertaalsprekers de discussie goed volgen en actief deelnemen. - Deel schriftelijke samenvattingen.
Stuur na afloop een kort overzicht van de beslissingen en vervolgstappen, zodat iedereen de informatie kan nalezen. - Moedig verduidelijking aan.
Nodig collega’s uit om te vragen of je iets kunt herhalen, herformuleren of iets langzamer kunt zeggen als iets niet duidelijk is. - Bied de mogelijkheid om schriftelijk bij te dragen.
Niet iedereen voelt zich zeker om in een andere taal te spreken. Door schriftelijke bijdragen toe te staan, geef je iedereen de kans om ideeën te delen op een manier die bij hen past. - Let op het tempo van de discussie.
Laat de voorzitter of een aparte gespreksleider het tempo van het gesprek bewaken en ingrijpen als er te veel mensen tegelijk aan het woord zijn. Een te hoog tempo kan het voor niet-moedertaalsprekers moeilijk maken om de discussie goed te volgen, dus zorg voor een tempo waarbij iedereen kan aanhaken. - Maak duidelijke afspraken over de taal van officiële documenten.
Spreek af in welke taal notulen en andere officiële documenten worden opgesteld, en vermeld wanneer vertalingen automatisch zijn gegenereerd. - Wees bewust van hoe je reageert op niet-moedertaalsprekers.
Vermijd neerbuigende opmerkingen, correcties of grapjes over iemands taalgebruik. Spreken in een andere taal kost inspanning en moed — of het nu gaat om Nederlandse collega’s die Engels spreken, of internationale collega’s die Nederlands spreken. Richt je op de ideeën die worden gedeeld, niet op de manier waarop ze worden uitgesproken.
Gender en seksualiteit
- Zorg voor balans in spreektijd, zodat vrouwen, mannen en genderdiverse collega’s evenveel worden gehoord.
Wijs een gespreksleider aan die kan ingrijpen als één gendergroep het gesprek overheerst. - Roteer vergadertaken (voorzitten/gespreksleiden notuleren).
Voorkom het in stand houden van stereotypen door niet altijd vrouwen of junior collega’s te vragen om notulen te maken. Verdeel verantwoordelijkheden eerlijk door rollen zoals voorzitter, gespreksleider en notulist af te wisselen tussen alle genders. - Grijp in als iemand wordt onderbroken of buitengesloten.
Onderbreek beleefd en zeg iets als: “Laten we even luisteren tot ze hun punt hebben afgerond.” Zo bevorder je respect en zorg je dat ieders bijdrage serieus wordt genomen. - Gebruik inclusieve taal.
Kleine aanpassingen in taalgebruik maken vergaderingen toegankelijker en prettiger. Gebruik bijvoorbeeld ‘collega’s’ in plaats van ‘dames en heren’, of ‘partner’ in plaats van ‘man/vrouw’. Zie ook de gids over genderinclusief taalgebruik. - Respecteer privacy.
Deel geen informatie over anderen zonder hun toestemming en moedig collega’s niet aan om meer te delen dan waar zij zich prettig bij voelen. - Respecteer en gebruik de juiste voornaamwoorden van collega’s.
Let op de voornaamwoorden van collega’s en gebruik deze correct. Tijdens een kennismakingsronde kun je iedereen vragen om naast hun naam ook hun voornaamwoorden te delen.
Als iemand die/hun (they/them) voornaamwoorden gebruikt, zorg dan dat dit correct wordt weergegeven in notulen en in de manier waarop die persoon wordt aangesproken.
Spreek mensen die per ongeluk de verkeerde voornaamwoorden gebruiken respectvol aan en corrigeer hen op een vriendelijke manier, zonder hen te beschamen. - Overweeg om je eigen voornaamwoorden toe te voegen aan digitale communicatie, bijvoorbeeld in je e-mailhandtekening. Zo nodig je anderen uit om hetzelfde te doen. Zie de gids over het gebruik van genderneutrale voornaamwoorden in digitale communicatie.
Verschillende disciplines, niveaus en vormen van expertise
- Vermijd jargon en leg vaktermen uit.
Niet iedereen kent afkortingen of vaktaal uit een ander vakgebied. Gebruik duidelijke uitleg en concrete voorbeelden, zodat collega’s met verschillende expertises het gesprek kunnen volgen en bijdragen. Als een technische toelichting nodig is, herhaal het idee kort in gewone taal en nodig uit tot vragen. - Zorg voor balans tussen junior en senior collega’s en tussen academisch en ondersteunend personeel.
Wijs een facilitator aan die de bijdragen van verschillende groepen in balans houdt. Dit helpt natuurlijke machtsverschillen te doorbreken, waarbij bepaalde expertises sneller meer gewicht krijgen. Zo worden alle vormen van kennis gehoord – van de inzichten van junior medewerkers die dicht bij de studentenpraktijk staan, tot de frisse perspectieven van nieuwkomers en de praktische ervaring van ondersteunend personeel. - Roteer faciliterende rollen.
Laat het voorzitten en notuleren rouleren tussen hoogleraren, promovendi en ondersteunend personeel om verschillende stijlen en invalshoeken te stimuleren. - Gebruik voorbeelden uit verschillende vakgebieden.
Moedig deelnemers aan om hun punten te illustreren met voorbeelden uit hun eigen vakgebied en verbind deze vervolgens met de bredere discussie. Dit maakt specialistische inzichten toegankelijker en stimuleert creatief denken over de grenzen van disciplines heen. - Erken verschillende vormen van expertise expliciet.
Neem de tijd om de waarde te benoemen van uiteenlopende vormen van kennis in het gesprek – of het nu gaat om onderzoek, onderwijs, praktijkervaring of geleefde ervaring. Zo laat je zien dat beslissingen sterker worden door een breed scala aan bijdragen en moedig je iedereen aan om actief mee te doen.
Tokenisme voorkomen
- Leg niet de last van representatie bij één collega.
Om tokenisme in vergaderingen te voorkomen, is het belangrijk dat niet één persoon verantwoordelijk wordt gemaakt voor het vertegenwoordigen van een hele groep. De ervaring van één collega kan nooit staan voor alle vrouwen, internationale studenten, medewerkers met een beperking of een andere gemeenschap. Erken hun perspectief als waardevol, maar individueel, en verzamel aanvullende input via bredere raadplegings, enquêtes of vervolggesprekken met anderen uit dezelfde gemeenschap. - Wijs niemand persoonlijk aan.
Richt je niet tot “de enige vrouw”, “de internationale collega” of “de collega met een andere huidskleur” met de vraag om namens hun groep te spreken. - Zie iemands bijdrage als persoonlijk, niet als representatief.
Wanneer collega’s uit ondervertegenwoordigde groepen hun ervaringen delen, erken hun bijdrage als hun eigen perspectief – niet als een samenvatting van hun hele gemeenschap. - Verzamel input buiten de vergadering.
Vraag om perspectieven van meerdere mensen door contact te leggen met vertegenwoordigers, enquêtes uit te voeren of informele gesprekken te voeren. Zo draagt niemand in zijn eentje de last van representatie. Zie de pagina Meedoen voor voorbeelden van representatieve groepen binnen UM. - Combineer data met ervaring.
Ondersteun persoonlijke perspectieven met gegevens, enquêteresultaten of onderzoeksbevindingen. Zo voorkom je dat te veel nadruk op één stem komt te liggen. - Bouw diversiteit in de groep zelf in.
Gaat een vergadering over een onderwerp dat een specifieke groep raakt? Nodig dan – waar mogelijk – meerdere vertegenwoordigers van die groep uit, zodat perspectieven niet geïsoleerd raken. - Bied keuze in hoe en wanneer iemand bijdraagt.
Zorg voor meerdere manieren van inbreng (zoals schriftelijke opmerkingen, anonieme formulieren of kleine groepsgesprekken), zodat collega’s zich niet verplicht voelen om “de stem van...” te zijn voor de hele groep. - Erken en waardeer intersectionaliteit.
Mensen hebben vaak meerdere identiteiten tegelijk – bijvoorbeeld een junior medewerker die ook neurodivergent en internationaal is. Vermijd om iemands bijdrage te herleiden tot één label.