Privacyrichtlijnen voor het gebruik van Microsoft Teams
Richtlijn gegevensbescherming bij het gebruik van Microsoft Teams door studenten
Deze richtlijn helpt je Microsoft Teams veilig en verantwoord te gebruiken tijdens je studie en tijdens het doen van onderzoek, zodat de privacy van jezelf en van anderen wordt beschermd en je effectief kunt samenwerken. In het bijzonder vragen we je aandacht en voorzichtigheid wanneer er bijzondere persoonsgegevens[1] aan de orde zijn.
1. Gebruik Teams alleen waarvoor het bedoeld is
Teams is ontworpen om je te helpen effectief samen te werken, maar het is belangrijk om het op de juiste manier te gebruiken. Dit betekent:
Gebruik Teams voor studie- en onderzoeksgerelateerde activiteiten, zoals het samenwerken aan groepsprojecten, het bespreken van opdrachten of het delen van ideeën met medestudenten en begeleiders.
Gebruik Teams niet om andere officiële UM-communicatiekanalen (zoals e-mail of Canvas) te omzeilen, tenzij je docent of begeleider dit specifiek toestaat.
Vermijd informele of ongepaste communicatie die niets te maken heeft met je studie. Teams is een professioneel platform, geen privéchat.
2. Bescherm persoonlijke gegevens
Bij het gebruik van Teams worden persoonlijke gegevens gedeeld, zoals bijvoorbeeld namen bij opmerkingen in documenten, maar ook stemmen en beelden bij online meetings. Dit betekent dat je voorzichtig moet zijn:
Wat je niet zomaar mag delen: Bijzondere persoonsgegevens1 zonder expliciete toestemming vooraf. Denk goed na voordat je iets uploadt of zegt. Binnen de faculteit FHML is het op dit moment niet toegestaan bijzondere persoonsgegevens te verwerken in Teams.
Alternatieven: Als je zeker weet dat er gevoelige informatie moet worden gedeeld, overleg met je docent of begeleider wat de meest geschikte manier is om dat te doen. Het kan via Teams, maar soms is e-mail of een beveiligde research-opslag geschikter.
Waarom dit belangrijk is: Teams is een cloudgebaseerde omgeving en bepaalde gegevens kunnen onder buitenlandse wetten vallen, wat risico's met zich meebrengt voor privacy.
3. Veilig vergaderen
Teams is de tool bij de UM om online bijeenkomsten te houden. Houd daarbij wel rekening met de volgende aandachtspunten:
Zorg dat je in een rustige privéruimte bent. In een openbare ruimte kunnen anderen mogelijk je gesprek meekrijgen.
Controleer vooraf je apparatuur: gebruik een beveiligde computer (geen openbare computer) en een stabiele, privé-internetverbinding.
Deel geen schermen of documenten waarin gevoelige informatie zichtbaar is, tenzij dit expliciet is afgesproken.
Wees je bewust van het feit dat audio- of videogesprekken in Teams met meer dan twee personen niet 100% end-to-end encrypted zijn door Microsoft. Ze zijn wel beveiligd, maar niet zo goed als 1-op-1-gesprekken.
4. Opnemen en transcriberen
Opnames maken en gesproken tekst transcriberen (uitschrijven) is een handige functie binnen Teams, maar vereist zorgvuldigheid:
Activeren opnamefunctie: Standaard hebben studenten géén mogelijkheid voor opnames en transcriberen in Teams. Je kunt deze functionaliteit tijdelijk aanvragen via je docent of supervisor, op het moment dat je deze functionaliteit nodig hebt voor je onderwijs of onderzoek. Je docent of supervisor kan de rechten vervolgens aanvragen via de IT-afdeling van je faculteit.
Vraag altijd toestemming: Alle deelnemers moeten vóór de opname weten dat er wordt opgenomen en expliciet akkoord gaan. Vertel je deelnemers ook altijd waarom je de opname maakt. Dit geldt nog meer als externe deelnemers aanwezig zijn. Start je een opname binnen Teams, dan krijgen deelnemers hier automatisch een melding van waarbij ze er nogmaals op gewezen worden dat ze instemmen met opname als ze in de meeting blijven.
Bewaren van opnames: Opnames worden standaard opgeslagen in je OneDrive. Is je opname bedoeld voor onderzoek, verplaats deze dan naar de opslaglocatie van je onderzoeksproject. Opnames worden standaard na 60 dagen van je OneDrive verwijderd.
Waarom dit belangrijk is: Zonder toestemming, juiste grondslag voor verwerking van persoonsgegevens of veilige opslag riskeer je schending van privacyregels en vertrouwelijkheid.
Maatregelen in Teams:
Zodra iemand de opname en/of transcriptie start krijgen alle deelnemers daarvan een melding in hun Teams-scherm, inclusief een link naar de UM privacy policy.
De opname wordt opgeslagen op de Teams-omgeving van de organisator van de bijeenkomst, ook als iemand anders de opname start. Aanwezigen ontvangen via Teams-chat een link naar de opname.
Elke opname heeft een standaard bewaartermijn van 60 dagen, daarna wordt de opname automatisch verwijderd tenzij de eigenaar van de opname zelf actie onderneemt.
5. Bij interviews of onderzoek
Gebruik Teams zorgvuldig als je het inzet voor interviews of onderzoeksdoeleinden:
Toestemming en planning: Vraag deelnemers altijd vóóraf toestemming voor het mogen verwerken van persoonsgegevens, waaronder het maken van online opnames of delen van informatie. Vertel hen hoe hun gegevens worden verwerkt.
Overleg met je begeleider: Bespreek vooraf welke gegevens je mag verzamelen en welke veiligheidsmaatregelen je moet nemen. Het kan ook goedkeuring van een ethische commissie vereisen om Teams voor je onderzoek te mogen gebruiken. Kijk daarom kritisch of Teams de meest geschikte oplossing is om de gesprekken te voeren.
Publieke omgevingen vermijden: Voer interviews en onderzoeksvergaderingen niet in openbare ruimtes, zoals een café. Dit kan de privacy van deelnemers schaden.
Voor meer informatie over privacy bij de UM, kijk op https://www.maastrichtuniversity.nl/nl/bescherming-persoonsgegevens
Versie 1.0, 14 april 2025
[1] Bijzondere persoonsgegevens: persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, of het lidmaatschap van een vakbond blijken, en genetische gegevens, biometrische gegevens met het oog op de unieke identificatie van een persoon, of gegevens over gezondheid, of gegevens met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid, zoals bedoeld in artikel 9 AVG.
Richtlijn gegevensbescherming bij het gebruik van Microsoft Teams door medewerkers
Deze richtlijn helpt je Microsoft Teams veilig en verantwoord te gebruiken tijdens je werk, zodat de privacy van jezelf en van anderen wordt beschermd en je effectief kunt samenwerken. In het bijzonder vragen we je aandacht en voorzichtigheid wanneer er bijzondere persoonsgegevens[1] aan de orde zijn.
1. Bescherm persoonlijke gegevens
Bij het gebruik van Teams worden persoonlijke gegevens gedeeld, zoals bijvoorbeeld namen bij opmerkingen in documenten, maar ook stemmen en beelden bij online meetings. Dit betekent dat je voorzichtig moet zijn:
Wat je niet zomaar mag delen: Bijzondere persoonsgegevens1 zonder expliciete toestemming vooraf. Denk goed na voordat je iets uploadt of zegt. Binnen de faculteit FHML is het op dit moment niet toegestaan bijzondere persoonsgegevens te verwerken in Teams.
Alternatieven: Als je zeker weet dat er gevoelige informatie moet worden gedeeld, denk dan na of Teams de meest geschikte manier is om dat te doen. Het kan via Teams, maar soms is e-mail of een beveiligde (research-)opslag geschikter.
Waarom dit belangrijk is: Teams is een cloudgebaseerde omgeving en bepaalde gegevens kunnen onder buitenlandse wetten vallen, wat risico's met zich meebrengt voor privacy.
2. Veilig vergaderen
Teams is de tool bij de UM om online bijeenkomsten te houden. Houd daarbij wel rekening met de volgende aandachtspunten:
Zorg dat je in een rustige privéruimte bent. In een openbare ruimte kunnen anderen mogelijk je gesprek meekrijgen.
Controleer vooraf je apparatuur: gebruik een beveiligde computer (geen openbare computer) en een stabiele, privé-internetverbinding.
Deel geen schermen of documenten waarin gevoelige informatie zichtbaar is, tenzij dit expliciet is afgesproken.
Wees je bewust van het feit dat audio- of videogesprekken in Teams met meer dan twee personen niet 100% end-to-end encrypted zijn door Microsoft. Ze zijn wel beveiligd, maar niet zo goed als 1-op-1-gesprekken.
3. Opnemen en transcriberen
Opnames maken en gesproken tekst transcriberen (uitschrijven) is een handige functie binnen Teams, maar vereist zorgvuldigheid:
Vraag altijd toestemming: Alle deelnemers moeten vóór de opname weten dat er wordt opgenomen en expliciet akkoord gaan. Vertel je deelnemers ook altijd waarom je de opname maakt. Dit geldt nog meer als externe deelnemers aanwezig zijn. Start je een opname binnen Teams, dan krijgen deelnemers hier automatisch een melding van waarbij ze er nogmaals op gewezen worden dat ze instemmen met opname als ze in de meeting blijven.
Bewaren van opnames: Opnames worden standaard opgeslagen in je OneDrive. Is je opname bedoeld voor onderzoek, verplaats deze dan naar de opslaglocatie van je onderzoeksproject. Is je opname bedoeld voor onderwijs, dan is MediaSite de plek om die video te uploaden en distribueren. Opnames worden standaard na 60 dagen van je OneDrive verwijderd.
Waarom dit belangrijk is: Zonder toestemming, juiste grondslag voor verwerking van persoonsgegevens of veilige opslag riskeer je schending van privacyregels en vertrouwelijkheid.
Maatregelen in Teams:
Zodra iemand de opname en/of transcriptie start krijgen alle deelnemers daarvan een melding in hun Teams-scherm, inclusief een link naar de UM privacy policy.
De opname wordt opgeslagen op de Teams-omgeving van de organisator van de bijeenkomst, ook als iemand anders de opname start. Aanwezigen ontvangen via Teams-chat een link naar de opname.
Elke opname heeft een standaard bewaartermijn van 60 dagen, daarna wordt de opname automatisch verwijderd tenzij de eigenaar van de opname zelf actie onderneemt.
4. Inzet bij onderwijs
Teams kan een aanvulling zijn bij de digitale tools die je in kunt zetten voor het onderwijs. Let er wel op dat Canvas de primaire locatie blijft van waaruit docenten en studenten werken binnen courses. Teams kun je aanvullend inzetten, bijvoorbeeld om samen aan documenten te werken.
5. Inzet bij interviews of onderzoek
Gebruik Teams zorgvuldig als je het inzet voor interviews of onderzoeksdoeleinden:
Toestemming en planning: Vraag deelnemers altijd vóóraf toestemming voor het mogen verwerken van persoonsgegevens, waaronder het maken van online opnames of delen van informatie. Vertel hen hoe hun gegevens worden verwerkt.
Overleg met je begeleider: Bespreek vooraf welke gegevens je mag verzamelen en welke veiligheidsmaatregelen je moet nemen. Het kan ook goedkeuring van een ethische commissie vereisen om Teams voor je onderzoek te mogen gebruiken. Kijk daarom kritisch of Teams de meest geschikte oplossing is om de gesprekken te voeren.
Publieke omgevingen vermijden: Voer interviews en onderzoeksvergaderingen niet in openbare ruimtes, zoals een café. Dit kan de privacy van deelnemers schaden.
Voor meer informatie over privacy bij de UM, kijk op https://www.maastrichtuniversity.nl/nl/bescherming-persoonsgegevens
Versie 1.0, 14 april 2025
[1] Bijzondere persoonsgegevens: persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, of het lidmaatschap van een vakbond blijken, en genetische gegevens, biometrische gegevens met het oog op de unieke identificatie van een persoon, of gegevens over gezondheid, of gegevens met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid, zoals bedoeld in artikel 9 AVG.