Social media

Het is makkelijker dan ooit om online je mening en kennis te delen en nieuwe kennis op te doen. Social media is een verzamelbegrip voor alle internet-toepassingen die je helpen informatie te delen met anderen en aandacht te vragen voor wat jij belangrijk vindt. Dan hebben we het niet alleen over tekst, maar ook over beeld en geluid. Typische voorbeelden van social media-platforms zijn Twitter, LinkedIn, Facebook, YouTube, MySpace, Wikipedia en Pinterest.

Online ambassadeurs
De Universiteit Maastricht juicht het toe dat studenten en medewerkers actief zijn op social media; zij zijn de online ambassadeurs van onze organisatie. Wel is het belangrijk dat medewerkers zich realiseren dat op social media de grenzen tussen werk en privéleven steeds meer vervagen. Social media geven een gezicht aan mensen achter bedrijven en organisaties. Dat kan een voordeel, maar ook een nadeel zijn.

Als je social media gebruikt op een professionele manier, kun je persoonlijk zijn zonder privézaken te delen. Stel jezelf voordat je iets plaatst, de vraag hoe je gezien wilt worden en besef dat wat je online zegt, zowel op jouzelf als op je werkgever terugslaat. Bijna alle social media-platforms bieden de mogelijkheid om een apart profiel voor organisatiedoeleinden op te zetten. Facebook heeft 'fanpages' en zowel Twitter als Pinterest bieden bedrijfsaccounts aan.

Je bent altijd zelf verantwoordelijk voor wat je post en welke informatie je deelt. Een paar tips:

1. Blijf jezelf- maar bedenk altijd dat je de universiteit ook vertegenwoordigt. Wees eerlijk, maar met behoud van je eigen privacy en die van anderen. Alles wat je online publiceert, blijft online en kan door anderen worden gedeeld. Wees voorzichtig met vertrouwelijke informatie of informatie die alleen binnen een bepaalde context gepast is. Bij twijfel, raadpleeg je leidinggevende.
2. Wees sociaal - de regels van sociale etiquette gelden online evenzeer als ze offline gelden. Respecteer de mensen met wie je communiceert en laat je niet verleiden tot uitspraken die beledigend of agressief over kunnen komen. Ze niets waarvan je niet zou willen dat je moeder of baas het hoort.
3. Focus op inhoud & voeg waarde toe - zorg dat de informatie die je deelt waardevol en interessant is. Stel vragen, plaats comments en geef antwoorden. Laat je niet in met onnodige reclame, blijf bij het onderwerp en boven alles: spam mensen niet.
4. Respecteer copyright - respecteer het werk van anderen en kopieer het niet domweg. In het algemeen kun je materiaal van een ander alleen gebruiken als je expliciete toestemming hebt gekregen van de maker. Vernoem altijd de bron en een link naar het origineel.
5. Als er toch iets misgaat - neem meteen contact op met je afdelingshoofd om de vervolgstappen te bespreken. Berichten verwijderen nadat ze al gepost zijn, is niet acceptabel. Denk dus goed na voor je iets publiceert. Wat als er toch iets misgaat? Probeer de eerste te zijn die je eigen fout herstelt, zonder eerdere berichten compleet te veranderen of verwijderen. Maak duidelijk dat jij degene bent die het bericht heeft gewijzigd. Als je iets moet verwijderen, geef er dan een goede reden voor. Maak altijd duidelijk wat je doet en waarom je het doet.

De Social Media Richtlijnen zijn in overeenstemming met de overkoepelende UM Gedragscode Integriteit.

Inleiding

Ook binnen sociale netwerksites vormt de huisstijl een afspiegeling van de identiteit van de organisatie. Door de grote diversiteit aan mogelijkheden binnen de social media, is een herkenbare identiteit extra belangrijk.

Sociale netwerksites zijn onderdeel van de merkhistorie/branding. Alles wat online geplaatst wordt, blijft nog lang vindbaar. De identiteit van de universiteit, d.w.z. de bedrijfsnaam, het profielbeeld, de pagina en de profileringstekst bepalen namelijk hoe de universiteit gezien wordt en hoe men zich de universiteit herinnert. Al deze factoren kunnen van invloed zijn op de reputatie van de universiteit.

Daarom is het belangrijk om bij alles dat geplaatst wordt, bewust na te gaan of het past bij het profiel van de universiteit. Online bijdragen moeten de reputatie van het merk op een positieve en toepasselijke manier ondersteunen.

Inhoud en vormgeving van pagina’s binnen sociale netwerksites moeten een bepaalde samenhang hebben met de offline media (druk- en printwerk). Dit zorgt ervoor dat het merk sterker wordt en het schept duidelijkheid. Daarnaast moet er rekening worden houden met aspecten zoals gebruiksvriendelijkheid en technische mogelijkheden.

Algemene richtlijnen

• Foto's geplaatst op sociale netwerksites kunnen eenvoudig worden toegeëigend door de bezoekers. Om misbruik te voorkomen is het raadzaam om foto’s te plaatsen met een resolutie van 72 dpi en een pixelgrootte van ongeveer 800x600. Beelden op dat formaat zijn prima geschikt voor het bekijken op het web, maar niet geschikt voor drukken of printen. Het beleid van de universiteit inzake het gebruik van foto’s geldt zowel online als offline.
• Baseer de layout van de pagina zoveel mogelijk op de standaard-instellingen van de desbetreffende toepassing (Facebook, Twitter, LinkedIn, etc.).
• Bij de profielafbeelding in Facebook of Twitter wordt een onderscheid gemaakt tussen UM-accounts (van faculteiten of diensten als geheel) en persoonlijke accounts van medewerkers. Voor de algemene UM-accounts is het mogelijk de driehoeken als afbeelding te gebruiken, mits de naam van de faculteit, dienst of afdeling erbij wordt vermeld. Meer over aanvragen en gebruik van logo's.
• Voor persoonlijke accounts van medewerkers kan een foto geplaatst worden.
• LinkedIn: Hierbij zijn de mogelijkheden beperkt, daarom volstaat een tekstuele vermelding van de faculteit of afdeling.
• Respecteer copyrights, vertrouwelijkheid en eigendomsrecht van informatie bij het plaatsen van foto’s/afbeeldingen.
• Controleer de pagina’s regelmatig en pas ze waar nodig aan. Nieuwe ontwikkelingen kunnen veel invloed hebben op de layout van een pagina.