Data en Privacy

Privacyverklaring UM Alumni Office
Deze privacyverklaring is voor het laatst aangepast op 14 maart 2022.

In dit deze privacyverklaring staat beschreven hoe het Alumni Office (AO; hierna 'ons' en 'wij') van de Universiteit Maastricht (UM) omgaat met de gegevens van alumni (hierna 'jij' en 'jouw'). Onder alumni valt een ieder die aan de UM een bachelor diploma, master diploma of doctoraat (PhD) heeft behaald.

Heb je vragen over deze privacyverklaring? Stuur dan een e-mail naar alumni@maastrichtuniversity.nl. 

Persoonsgegevens
Over welke persoonsgegevens wij beschikken en hoe wij hier aan komen. 
Als je een bachelor of master diploma behaald hebt aan de UM worden sommige van jouw persoonsgegevens overgeheveld van het Studenten Service Centrum naar de alumnidatabase, namelijk:

• Unieke persoonlijke identificatiegegevens
  • Initialen
  • Voor- en achternaam
  • Geboortedatum
  • Geboorteplaats
  • Geslacht
  • Nationaliteit
  • Taalvoorkeur
• Opleidingsgegevens
  • Naam opleiding
  • Naam faculteit
  • Startdatum
  • Afstudeerdatum
• Contactgegevens
  • Persoonlijk e-mailadres
  • Student e-mailadres
  • Adresgegevens. Op basis van jouw adres wordt je automatisch gekoppelt aan een Alumnikring wat betekent dat je van die specifieke alumnikring uitnodigingen voor alumnikring evenementen zou kunnen ontvangen. 
  • Telefoonnummer(s)

Wij gebruiken jouw voor- en achternaam, geboortedatum en geboorteplaats om te verifiëren of we daadwerkelijk met jou in contact staan op het moment dat je jouw gegevens wilt aanpassen of een portal account wilt aanvragen.  

Wij ontvangen van Bureau Academische zittingen informatie over welke personen hun doctoraat hebben behaald aan de UM. Dit betreft jouw verdedigingsdatum, initialen, voor- en achternaam, e-mailadres, faculteit, titel proefschrift en de namen van jouw (co)promotors. Als je wél een doctoraat maar géén bachelor of master diploma hebt behaald aan de UM dan gebruiken wij jouw voor- en achternaam, verdedigingsdatum en de namen van jouw (co)promotors om te kunnen verifiëren of we daadwerkelijk met jou in contact staan op het moment dat je jouw gegevens wilt aanpassen of een portal account wilt aanvragen. 

Wanneer wij jouw gegevens aanpassen
Jij kunt de alumnidatabase aanvullen met informatie over:

• Werkgegevens
  • Startdatum
  • Naam werkgever
  • Functietitel
  • Locatie
• Interesse gebieden (thema's). Deze informatie gebruiken we om jou aan te schrijven voor toekomstige Alumni Communities en om de inhoud van onze berichten op af te stemmen. 
• Interesse in teruggeven aan de UM
• Contactvoorkeuren, die je kunt wijzigen via dit formulier

Je kunt jouw gegevens met ons delen via dit formulier of door een e-mail te sturen naar alumni@maastrichtuniversity.nl. 

Wij passen jouw adres aan in ons databestand als je gebruik hebt gemaakt van de verhuisservice van PostNL en daarbij hebt aangegeven dat jouw adreswijziging doorgegeven kon worden aan de UM. Mocht je zijn vergeten om jouw verhuizing door te geven aan het UM Alumni Office en de huidige bewoners geven jouw adreswijziging door aan ons dan zullen we dit verwerken in ons databestand. Op deze manier wordt jouw post niet wederom naar het onjuiste adres verstuurd. We zullen je per e-mail informeren over de adreswijziging. 

We zullen jouw e-mailadres aanpassen als wij na het versturen van een e-mail een automatic reply ontvangen waarin staat vermeld dat je gebruikt maakt van een nieuw e-mailadres. 

Welke informatie wij nog meer verwerken in de alumnidatabase en waarom

• Registratie en aanwezigheid bij alumni evenementen. Dit doen we om de statistieken van het evenement te kunnen bijhouden, om in de mogelijkheid te zijn om jou geen reminder voor het evenement te sturen als je al staat ingeschreven of jouw inschrijving hebt geannuleerd en om jou een evaluatieformulier over het evenement te kunnen toesturen. 
• Moment en inhoud van contact via e-mail, telefonische of via sociale media. Dit doen we om toekomstig contact op te kunnen afstemmen. 
• De inhoud en het moment van vrijwilligerswerk ten behoeve van de UM. Hieronder vallen ook donaties aan het aan ons gelieerde Universiteitsfonds Limburg. Dit doen we ten behoeve van onze statistieken en om jou eventueel nog een keer te kunnen benaderen. 

Doeleinden
Het UM Alumni Office verwerkt persoonsgegevens van alumni met de volgende doeleinden:

• Aanschrijven van alumni op de juiste manier (we gebruiken unieke persoonlijke identificatiegegevens zoals naam en taalvoorkeur). Klik hier om jouw aanschrijfnaam aan te passen. 
• Aanschrijven van de juiste groep alumni (bijvoorbeeld als we de alumni van een specifieke faculteit willen aanschrijven)
• Uitnodigen van alumni voor de diensten van het AO
  • Netwerkbijeenkomsten
  • Leven lang ontwikkelen
  • Teruggeven
• Informeren van alumni over de ontwikkelingen binnen de UM en over alumni via nieuwsbrieven zoals de AO Nieuwsbrief, LAW.next (Faculteit der Rechtsgeleerdheid), Maastricht Law Messages (Faculteit der Rechtsgeleerdheid), Talkin' Business (School of Business and Economics), MPP Quarterly (Master Public Public Policy and Human Development) of via het UMagazine
• Aanleveren van statistieken ten behoeve van aankomend studenten en partijen binnen de UM
• Uitvoeren van alumni enquetes door het Research Centre for Education and the Labour Market (ROA) (beter bekend als de UM-scanner) en de Nationale Alumni Enquete (NAE)
• Fondsenwerving ten behoeve van het Universiteitsfonds Limburg

Wettelijke basis
De wettelijke basis voor het verwerken van jouw persoonsgegevens is het "gerechtvaardigde belang"; we hebben deze gegevens nodig om onze activiteiten (zie bovenstaande doelstellingen) te kunnen verrichten. Een deel jouw persoonsgegevens zijn we wettelijk verplicht om te bewaren, bijvoorbeeld om aan te kunnen tonen dat je een diploma bij ons behaald hebt.

Ontvangers van persoonsgegevens
Het AO kan jouw gegevens delen met externe partijen; met hen hebben wij een verwerkersovereenkomst gesloten waarin we eisen stellen aan de omgang en bescherming van jouw gegevens. Het betreffen:

• Het ROA: jaarlijks ontvangen zij van het AO de contactgegevens van alumni die 5 of 10 jaar geleden een doctoraal of master diploma behaalden ten behoeve van een alumni enquête. 
• De NAE: jaarlijks ontvangen zij van het AO de contactgegevens van alumni die 1.5 jaar geleden een master diploma behaalden ten behoeve van een alumni enquête
• Het Universiteitsfonds Limburg: jaarlijks ontvangen zij de contactgegevens van alumni van 45 jaar en ouder ten behoeve van fondsenwerving

Wil je je uitschrijven voor alumni enquetes van het ROA en de NAE of voor contact met het Universiteitsfonds Limburg? Klik dan hier. 

Binnen de UM hebben de medewerkers van het AO, de facultaire alumni coördinatoren en de studenten die onder hen werken toegang tot jouw gegevens. Tevens leveren we mogelijk jouw gegevens aan bij de redacties van de nieuwsbrieven beschreven bij 'Doeleinden'. 

Het AO verstrekt jouw persoonsgegevens niet aan andere personen, bedrijven of instellingen behalve als dat nodig is voor het uitvoeren van onze publieke taak of als wij dat wettelijk verplicht zijn (bijvoorbeeld als de politie dat eist bij een vermoeden van een misdrijf).

Beveiliging
Het AO neemt beveiligingsmaatregelen om misbruik van en ongeautoriseerde toegang tot persoonsgegevens te beperken. Zo zorgen wij dat alleen de noodzakelijke personen toegang hebben tot jouw gegevens, dat de toegang tot de gegevens afgeschermd is en dat onze veiligheidsmaatregelen regelmatig gecontroleerd worden. Daarnaast maken wij gebruik van beveiligde verbindingen ten behoeve van de veilige overdracht van jouw gegevens.

Bewaartermijnen
Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is om het doel van de verwerking te realiseren of om te voldoen aan een wettelijke plicht.

Jouw rechten
Volgens de Europese privacywetgeving (General Data Protection Regulation) heb jij een aantal rechten met betrekking tot jouw persoonsgegevens. Jij hebt het recht om:

• Jouw persoonsgevens uit onze systemen te wissen. Echter, een deel jouw persoonsgegevens zijn we wettelijk verplicht om te bewaren, bijvoorbeeld om aan te kunnen tonen dat je een diploma aan de UM hebt behaald.
• Jouw persoonsgegevens in te zien. Dit kun je doen via de alumni portal. Nog geen portal account? Stuur dan een verzoek naar alumni@maastrichtuniversity.nl met daarin jouw voor- en achternaam, geboortedatum en geboorteplaats. 
• Jouw persoonsgegevens te corrigeren. Dit kun je doen via dit formulier of via de alumni portal. 
• Bezwaar aan te tekenen tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens wanneer er sprake is van een "gerechtvaardig belang" als wettelijke basis 
• Een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. 

Contactgegevens
Heb je een vraag of klacht over deze privacyverklaring? Stuur dan een e-mail naar alumni@maastrichtuniversity.nl. 

Het is mogelijk om de Functionaris Gegevensbescherming van de UM rechtstreeks te bereiken via fg@maastrichtuniversity.nl. Je kunt ook een brief te sturen naar het onderstaand adres.

Universiteit Maastricht
T.a.v. Functionaris Gegevensbescherming
Postbus 616
6200 MD Maastricht