Verwachte ondersteuning door begeleiders en de graduate school of het onderzoeksinstituut

Een begeleidingsteam moet bestaan uit 2-3 (co-)promotoren, die elk minimaal een PhD hebben behaald. Ten minste één persoon in het begeleidingsteam moet hoogleraar of universitair hoofddocent zijn aan de UM of een andere Nederlandse universiteit en ius promovendi hebben (d.w.z. het recht om promovendi te begeleiden). Ten minste één persoon van het begeleidingsteam wordt aangesteld als je dagelijkse begeleider, die de onderzoeker dagelijks begeleidt en ondersteunt. Eén persoon van je begeleidingsteam wordt je promotor, die ook de administratieve aspecten van het promotietraject verzorgt. Eventuele wijzigingen in je begeleidingsteam moeten altijd plaatsvinden volgens de procedures van het promotiereglement.

Als je een externe promovendus bent die zijn onderzoek in het buitenland uitvoert, vindt de communicatie voornamelijk plaats via langeafstandscommunicatiemiddelen en kan ook een lokale begeleider deel uitmaken van het begeleidingsteam.

Het begeleidingsteam is verantwoordelijk voor de kwaliteit van het onderzoek, de kwaliteit van het proefschrift, de ontwikkeling van vaardigheden en competenties van de promovendus en de beschikbaarheid van middelen, waaronder het budget voor het gehele promotietraject.

De begeleiders beoordelen de kwaliteit van je werk en vice versa. De manier waarop beoordelingsgesprekken worden georganiseerd, verschilt per faculteit. Informeer bij je faculteit hoe dit proces is geregeld.

Een van de aspecten die in het doctoraatsreglement zijn vastgelegd, is dat je aan het begin van je promotietraject een opleidings- en begeleidingsplan (OBP, in het Engels Training and Supervision Plan (TSP)) opstelt. Een dergelijk OBP is een document waarin de afspraken tussen jou als promovendus en je begeleidingsteam met betrekking tot het onderzoeksproject, de opleiding en de begeleiding worden vastgelegd. Het is een dynamisch, gepersonaliseerd plan dat idealiter regelmatig wordt bijgewerkt tijdens het promotietraject om je ontwikkeling tot een onafhankelijk onderzoeker te ondersteunen. Je stelt dit OBP op in samenwerking met de begeleiders, waarin een tijdschema en onderzoeksdoel(en) worden opgenomen.

Voor meer informatie over specifieke vereisten van je graduate school/ onderzoeksinstituut of het OBP kun je terecht op de website van je graduate school/ onderzoeksinstituut.

Elke promovendus heeft een "go or no-go-meeting" aan de UM. Dit is een formeel beoordelingsproces, dat doorgaans ongeveer een jaar na de start van een promotieproject plaatsvindt, waarbij de voortgang van de promovendus wordt geëvalueerd om te bepalen of deze door kan gaan met het onderzoek. Het is een cruciaal controlemoment om ervoor te zorgen dat het onderzoek op de goede weg is en dat de promovendus de promotie waarschijnlijk met succes zal afronden.

Binnen de UM is er geen vast (persoonlijk) reisbudget of gegarandeerd bedrag beschikbaar voor promovendi om deel te nemen aan internationale conferenties. Dit kan per faculteit en per type promovendus verschillen (neem hiervoor contact op met de PhD coördinator van je graduate school/ onderzoeksinstituut). Er zijn echter wel richtlijnen voor de vergoeding van onkosten die zijn gemaakt voor dienstreizen. Deze richtlijnen zijn grotendeels samengevat op de themapagina Dienstreizen. Daar vind je informatie over:

• Hoe je een zakenreis boekt.
• Het reserveren van hotels en taxi's.
• Hoe je reiskosten kunt declareren.

Gezamenlijke promotietrajecten betekenen dat je volledig bent ingeschreven aan twee universiteiten, dat je moet voldoen aan de toelatingseisen en beoordelingsregels van beide instellingen en dat dit resulteert in twee PhD-diploma’s (dubbele PhD) of één gezamenlijk toegekend PhD- diploma (één diploma met de logo's van beide universiteiten). Als je een promovendus bent die een gezamenlijk PhD-traject volgt, vraag dan aan je promotoren en/of de PhD coördinator van je graduate school/ onderzoeksinstituut waar je rekening mee moet houden, aangezien dit per faculteit kan verschillen.

Formeel duurt een promotietraject vier jaar. In de praktijk blijkt echter dat een promotietraject langer kan duren. Het is de verantwoordelijkheid van zowel het begeleidingsteam als van jou als promovendus om ervoor te zorgen dat het traject tijdig wordt afgerond. Het is daarom belangrijk om elke mogelijke vertraging te melden. Wanneer een mogelijke vertraging tijdig wordt opgemerkt, kunnen er maatregelen worden genomen om deze te voorkomen. Daarbij is kort ziekteverlof is geen reden voor contractverlenging, terwijl bijvoorbeeld zwangerschaps-/partner-/ouderschapsverlof dat wel is.

Vraag je PhD coördinator naar het meest recente beleid inzake mogelijke vertragingen.