Tien tips voor gezond emailgedrag
Je kent het wel: daar gaat die pingel weer, net nu je de boel aan het afsluiten bent. Toch maar even kijken, ook al is het na werktijd, want wie weet… en anders blijft het maar liggen. Geef het maar toe, zelfs in het weekend of als we verlof hebben, kunnen we de neiging vaak niet weerstaan om toch nog ‘even de mail te checken’.
Loslaten is lastig, maar compleet afkoppelen van het werk is o zo belangrijk. Om ons drukke denkhoofd rust te gunnen. En dat van anderen. Zeker als we vrij zijn.
Maar ook tijdens het werk kunnen we meer rust inbouwen. Door je mailbox te beteugelen en op een andere manier met berichten om te gaan. Door je te houden aan de zogenaamde ‘email-etiquette’, met de volgende tips:
Het College van Bestuur wil medewerkers ondersteunen bij het vinden van een betere balans tussen werk en privé. Lees meer over het belang van rust- en recuperatietijd.
1. Koester je vrije tijd
Het weekend, de avonden en de rest van je vrije tijd zijn van jou en niet van je baas. Je mag uiteraard werken wanneer het jou het beste uitkomt (in overleg met je leidinggevende), maar respecteer ook de werktijden van je collega’s. Laten we elkaar die rust gunnen.
Mail of app dus liever niet buiten kantoortijd. Je kunt bijvoorbeeld instellen dat emailberichten op een later moment (bijvoorbeeld) na het weekend) verstuurd worden. Dat doe je zo. Of je kunt in je emailhandtekening een zin met de volgende strekking opnemen: ”Whilst it suits me to send you this email right now, I don’t expect a response or action outside your own working hours.”
2. Bij vakantie sta je uit
Dat geldt ook voor je mail. Maar je out-of-office staat wel aan. Dan kunnen collega’s meteen zien dat je hun berichten niet direct zal lezen. Zet hierin ook de contactgegevens van je achterwacht of vervanger in geval van nood. Als je een out-of-office ziet, stel de verzending dan even uit.
3. Verdeel en heers
Stel filters in zodat inkomende mails worden gesorteerd. Ze gaan dan automatisch naar een bepaalde folder: reclame, specifieke onderwerpen, etc. Die filters heten regels in Outlook. Je kunt ze aanmaken door te rechtsklikken op een mailtje in je inbox en Rules te kiezen.
4. Hou je in
Tel tot tien voordat je uitroeptekens of vlaggetjes gebruikt. Of andere pressiemiddelen gebruikt zoals de zin ‘ik hoor graag van je’. Als iets echt dringend is, bel wat vaker of stuur een appje (zie hieronder).
5. Zuinig met de cc
Is het werkelijk nodig om iedereen te informeren? Bedenk dat je met cc’tjes beslag legt op de tijd van meerdere collega’s, ook al is het vaak maar kort. Want cc-mails worden vaak met een half oog gelezen. Reken dus niet op een reactie van een collega die in cc staat en bekijk of die persoon werkelijk de hele mailslinger moet ontvangen of voldoende heeft aan de uiteindelijke uitkomst.
6. Wat wil je eigenlijk?
Geef aan wat het doel is van je bericht. Direct in de onderwerp-regel. Of in de eerste regels. En beknopt natuurlijk.
7. Wees helder en duidelijk
Liefst één boodschap per email in klare taal. Als je toch een lange mail gaat componeren, gebruik dan tussenkopjes.
8. Bel in plaats van mail
Dat werkt sneller en scheelt typewerk. En je krijgt ook weer geen mailtje terug. Zo spreek je ook weer eens even met je collega die je nu zo weinig ziet, waardoor je vaak meer hoort dan via e-mail en je even tijd kunt maken voor het sociale aspect van ons werk.
9. Ga slim om met je mailbox
Behandel alle mail, maar niet allemaal meteen. Plan een later, geschikt moment om antwoord te geven of bijlagen door te nemen. Elk bericht dat langer dan een minuut duurt om door te nemen, gaat naar de takenlijst. Zie hier hoe Bill Gates dat doet.
10. Algemene tip
Vergeet niet je online veiligheid. Klik dus niet gedachteloos op allerlei links, knoppen of bijlagen in de mails die je ontvangt. Wees voorzichtig met downloads. We zijn samen verantwoordelijk voor onze cyberveiligheid.