Data en Privacy

Privacyverklaring UM Alumni Office
Deze privacyverklaring is voor het laatst aangepast op 13 juli 2021.

Jouw privacy is belangrijk voor het Alumni Office van de Universiteit Maastricht (UM). In deze privacyverklaring leggen we uit wat er met jouw gegevens gebeurt en met welk doel. De UM heeft ook een algemene privacyverklaring.

Persoonsgegevens
Als je een bachelor-diploma, master-diploma of PhD behaald hebt aan de UM dan beschikken wij in onze alumni database over jouw persoonsgegevens. Deze gegevens zijn we wettelijk verplicht om te bewaren, bijvoorbeeld om aan te kunnen tonen dat je een diploma bij ons behaald hebt. Het betreffen de volgende gegevens:

  • Initialen
  • Voornaam
  • Tussenvoegsel
  • Achternaam
  • Geboorteplaats
  • Geboortedatum
  • Geslacht
  • Nationaliteit
  • Studiegegevens

Bovenstaande gegevens kunnen wij niet aanpassen.

Daarnaast beschikken wij in onze alumni database ook over een aantal persoonsgegevens die wij wel kunnen aanpassen, te weten:

  • E-mailadres
  • Adres
  • Huisnummer
  • Huisnummertoevoeging
  • Postcode
  • Woonplaats
  • Telefoonnummer
  • Taalvoorkeur
  • Contactvoorkeuren

De bovenstaande persoonsgegevens kun je zelf aanpassen via onze UM Alumni Portal (hierin kun je ook jouw gegevens inzien) of via dit formulier. Jouw contactvoorkeuren kun je wijzigen via deze link.

Verder updaten wij de alumni database met informatie over registratie en aanwezigheid bij evenementen en activiteiten van het UM Alumni Office. Bovendien beschikken wij over carrière-informatie (werkgever, functietitel, startdatum etc.) en interessegebieden mits je deze aan ons hebt doorgegeven.

Doeleinden
Het UM Alumni Office verwerkt de bovenstaande persoonsgegevens met de volgende doeleinden:

  • Om alumni te kunnen identificeren
  • Om (digitaal) contact met alumni te kunnen onderhouden
  • Om statistieken (anoniem) te kunnen overleggen aan aankomend studenten en partijen binnen de UM
  • Om onderzoek te kunnen uitvoeren naar en onder alumni
  • Om fondsen te kunnen werven onder alumni
  • Om diensten te kunnen verlenen aan alumni

Verwerkingsgrond
Wanneer de UM jouw persoonsgegevens verwerkt, dan wordt deze verwerking gebaseerd op een verwerkingsgrond. Een verwerkingsgrond is de reden waarom persoonsgegevens worden verwerkt.

Het UM Alumni Office heeft een zogenoemd gerechtvaardigd belang, namelijk het onderhouden van contact met alumni. Wij willen graag in contact met jou blijven als alumnus, om je op de hoogte te kunnen houden van nieuwe activiteiten en evenementen op onze universiteit en ontwikkelingen in jouw eigen vakgebied. Het UM Alumni Office verwerkt jouw persoonsgegevens ook op basis van de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van de UM.

Indien er geen gebruik gemaakt kan worden van de voornoemde verwerkingsgrondslag zal er toestemming aan je gevraagd worden voor het verwerken.

Beveiliging
Wij nemen beveiligingsmaatregelen om misbruik van en ongeautoriseerde toegang tot persoonsgegevens te beperken. Zo zorgen wij dat alleen de noodzakelijke personen toegang hebben tot jouw gegevens, dat de toegang tot de gegevens afgeschermd is en dat onze veiligheidsmaatregelen regelmatig gecontroleerd worden. Daarnaast maken wij gebruik van beveiligde verbindingen ten behoeve van de veilige overdracht van jouw gegevens.

Bewaartermijnen
Persoonsgegevens worden door de UM niet langer bewaard dan noodzakelijk is om het doel van de verwerking te realiseren of om te voldoen aan een wettelijke plicht.

Indien de verwerking plaats vindt op basis van jouw toestemming, worden de betreffende persoonsgegevens uiterlijk verwijderd na zes maanden nadat je jouw toestemming hebt ingetrokken

Ontvangers van persoonsgegevens
Wij geven je persoonsgegevens door aan het aan ons gelieerde Universiteitsfonds Limburg. Zij gebruiken jouw gegevens om je te benaderen voor universitaire activiteiten en financiële bijdragen. Dit gebeurt op grond van het gerechtvaardigd belang. Het universiteitsfonds zal alleen nieuwsbrieven per e-mail sturen indien jij hiervoor toestemming hebt gegeven.

Verder verstrekken wij je persoonsgegevens niet aan andere bedrijven of instellingen, behalve als dat nodig is voor het uitvoeren van onze publieke taak of als wij dat wettelijk verplicht zijn (bijvoorbeeld als de politie dat eist bij een vermoeden van een misdrijf).

Statistieken
Om inzicht te verkrijgen in waar UM-alumni terechtkomen worden er persoonsgegevens verwerkt. De UM heeft een gerechtvaardigd belang bij deze verwerking, omdat de inbreuk op jouw privacy minimaal is, terwijl de UM juist erg veel kan leren van deze statistieken en op deze manier haar dienstverlening kan verbeteren.

Nieuwsbrief
Wij willen je graag per e-mail op de hoogte houden over ontwikkelingen met betrekking tot jouw Alma Mater en haar alumni. Verder nodigen we je graag uit voor evenementen die we organiseren. Je kunt op ieder moment je afmelden voor de nieuwsbrief via deze afmeldlink die je ook onderaan de nieuwsbrief vindt.

Jouw rechten
De privacywetgeving geeft jou een aantal rechten met betrekking tot je persoonsgegevens. Deze rechten staan hieronder kort benoemd. In de algemene privacyverklaring vind je meer informatie over elk van deze rechten en hoe je deze rechten uitoefent.

Je hebt het recht op inzage, correctie en het uitwissen van je persoonsgegevens. Daarnaast heb je het recht de verwerking te laten beperken, je gegevens over te laten dragen aan een andere partij en het recht om bezwaar te maken wanneer er wordt verwerkt op basis van gerechtvaardigd belang.

Je hebt bovendien het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens kun je lezen hoe je dat moet doen.

Contactgegevens
Wanneer je een van de bovenstaande rechten wilt uitoefenen, vragen hebt over deze privacyverklaring of een klacht hebt, dan kun je een e-mail sturen naar privacy[at]maastrichtuniversity[dot]nl of een brief sturen naar onderstaand adres.

Universiteit Maastricht
T.a.v. Functionaris voor gegevensbescherming
Postbus 616
6200 MD Maastricht

Je kunt de functionaris voor gegevensbescherming van de UM ook rechtstreeks bereiken via fg[at]maastrichtuniversity[dot]nl.

Voor andere vragen over het UM Alumni Office, stuur een e-mail naar alumni[at]maastrichtuniversity[dot]nl.

Je gegevens wijzigen
Het Alumni Office kan jouw persoonsgegevens aanpassen op basis van door jou zelf aan het Alumni Office aangeleverde informatie, waarbij je toestemming hebt gegeven aan ons om deze te verwerken. Je kunt je gegevens ook zelf wijzigen via de UM Alumni Portal of via dit formulier.