Jaarverslag 2009
1. Algemeen
Op 15 en 16 januari 2009 was de Universiteitsbibliotheek (UB) Maastricht gastheer van een internationaal gezelschap: de bibliothecarissen van Nederlandse, Belgische en Duitse universiteiten wisselden uitvoerig van gedachten over Web 2.0, digitalisering, cultureel erfgoed, auteursrechten, de bibliotheek als leeromgeving, opslag van data en Open Access. Voor de UB Maastricht waren de ervaringen van elders mede input voor het strategietraject dat de UB eind 2009 is gestart en waarvan de resultaten in 2010 verwacht worden (na vaststelling van de instellingsstrategie).
Als onderdeel van de nieuwe website van Universiteit Maastricht (UM) is ook de UB-website vernieuwd. Nieuwe elementen zijn Spotlight, waarin diensten worden toegelicht, het inschrijven in cursussen en gebruik van Google Maps om de locaties van de UB te vinden.
In 2009 werd de door de kunstcommissie van de UM aangeboden poort van Boris Sipek feestelijk geopend. De poort is inmiddels onderdeel geworden van de VVV-wandelingen. De commissie Wetenschappelijke Informatievoorziening Randwijck en Binnenstad zijn samengevoegd. Op de agenda van de CWI stonden in 2009 onder andere de bewaartermijnen voor scripties, aanschaf van Elsevier-tijdschriften en een kostenverdeelmodel voor de interdisciplinaire pakketten.
2. Onderwijs en studenten
Oktober 2009 opende een opnieuw ingerichte bibliotheeklocatie binnenstad haar deuren. Het advies van een universitaire werkgroep, waarin UB en faculteiten participeerden onder voorzitterschap van de directeur SBE, was leidend voor de herinrichting. Uitdaging voor de UB was haar concept, een mix van verschillende typen studieplekken, door deze herinrichting verder te verrijken. Dit is gelukt door het toevoegen van verschillende functies. Zo zijn er multifunctionele ruimtes gecreëerd, waar studenten met een groep of individueel kunnen studeren, gebruikmakend van moderne leermiddelen. Er is een lounge ingericht met water- en frisautomaten, waar men tegelijkertijd met een laptop kan werken. In totaal zijn ruim 160 studieplekken toegevoegd, waaronder diverse leestafels en studiecarrels. Jassen en tassen mogen mee naar binnen en er mag in de bibliotheeklocaties gegeten en gedronken worden. Om de benodigde studieruimte te creëren zijn collecties verschoven naar het depot en zijn een aantal groepsruimtes opgeheven. Het aantal kopieer- en printapparaten is eveneens uitgebreid. In het kader van de herinrichting zijn tevens alle voor het onderwijs reserveerbare plekken voorzien van PC’s met volledige multimediavoorzieningen, ter ondersteuning van het onderwijs. Trainingen en vrije plekken in de UB worden aangekondigd via informatieschermen op centrale punten in de locatie. In 2010 wordt in het entreegebied nog een koffiebar gerealiseerd en zal de tuin opengesteld worden. In 2010 zal aandacht zijn voor het creëren van meer stilteplekken.
In het kader van dit herinrichtingsproject is tevens onderzoek verricht naar het inrichten van een digitaal studielandschap, met daarin opgenomen elektronische teksten. Het blijkt echter dat de gewenste titels nog niet opgenomen zijn in e-bookcollecties en dat aan zelf digitaliseren auteursrechtelijke problemen kleven. In 2010 wordt verder gekeken wat mogelijk is.
In overleg met faculteiten is de papieren scriptie geheel vervangen door de digitale versie. De reeds aanwezige papieren scripties worden afgevoerd uit de collectie. Na eerdere substituties in 2007 en 2008 is het restant van de EcoStat collectie verwijderd uit de open opstelling. Er is een nieuwe licentie op het bestand Reach (NL bedrijfsdata) genomen.
De facultaire ambassadeurs van de Jezuïetencollectie willen het gebruik van deze oude collectie in het onderwijs bevorderen. Zij hebben ervoor gezorgd dat er een jaarlijkse scriptieprijs ingesteld wordt en er is een kort filmpje gemaakt (te zien op de UB-website) waarin getoond wordt hoe een werk uit de collectie voor het onderwijs gebruikt kan worden. De tentoonstelling Darwin & Maastricht werd verfraaid door boeken uit de Jezuïetencollectie.
Na de overgang naar versie 8 van Blackboard is de elektronische leeromgeving EleUM geëvalueerd. Studenten en docenten ervaren EleUM als gemakkelijk in het gebruik en snel. Het blijkt wel dat de informatie die in het EleUM-loket wordt aangeboden nog niet veel wordt gebruikt. De rubriek News wordt slechts door een derde van de respondenten bekeken. Sondering van onderwijscoördinatoren laat zien dat hier meer behoefte is aan nieuwe functionaliteit zoals wiki en streaming video.
Trainingen en adviezen met betrekking tot de elektronische leeromgeving blijken in toenemende mate opgenomen te worden in standaard activiteiten van faculteiten, zoals studievaardighedenprogramma’s en docentprofessionalisering. De UB heeft mede vanuit haar participatie in de Task Force e-learning de opdracht gekregen instellingsbrede initiatieven te faciliteren zoals het project Leren en Werken, het onderzoeken van mobile devices in relatie tot e-learning en evaluatie van het strategisch programma e-learning.
Op basis van ervaringen in de afgelopen jaren met de beperkingen van het citrix-systeem, is de huidige studentendesktop geëvalueerd en aangepast aan de veranderde eisen van gebruikers. In 2010 zal dit leiden tot een in overleg met faculteiten opgesteld functioneel ontwerp voor een vernieuwde studentendesktop.
Dit jaar ontvingen 6000 studenten trainingen informatievaardigheden. Er zijn nieuwe inschrijfmodules en nieuwe, meer interactieve lesmethoden ontwikkeld.
3. Onderzoek en kennisvalorisatie
In 2009 is een roadshow georganiseerd in de faculteiten over Open Acces en het zichtbaar maken van wetenschappelijk onderzoek aan de UM. SBE en FHML zijn partners in het vervolgproject. Een projectvoorstel is daartoe in 2009 ontwikkeld en wordt in 2010 voltooid. De UB heeft meegedaan aan de landelijke promotieweek Open Access via de website. Bij opname van publicaties in het depot rijzen bij auteurs vragen rond auteursrechten. Om in de behoefte aan informatie te voorzien, is het Auteursrechten Informatiepunt in 2009 van start gegaan, gekoppeld aan een landelijk initiatief van Surf.
In het kader van het lopende NEEO-project zijn ruim 1.500 full tekst publicaties toegevoegd aan de UM repository. De publicaties zijn samen met die van 15 andere Europese partners beschikbaar via de portal Economists Online.
Metis raakt inmiddels steeds meer ingeburgerd. FPN is gestart met de ingebruikname en FdR en Caphri hebben inmiddels hun belangstelling laten blijken. De Personal Metis module is beschikbaar gesteld aan faculteiten, waardoor dubbele invoer wordt vermeden, en de actualiteit vergroot. Ten behoeve van IUS commune zijn externe bestanden van deelnemers van andere universiteiten ingelezen zodat jaaroverzichten gegenereerd konden worden. Het nieuwe Standaard Evaluatie Protocol is uitgewerkt en bij de faculteiten geïntroduceerd.
Om de collecties ten behoeve van onderzoek meer aan te scherpen, zijn voor alle faculteiten collectievormingsprofielen met een attenderingsservice op nieuwe titels ontwikkeld. Voor FHML en SBE zijn kernlijsten van gewenste tijdschriften opgesteld, zodat bijvoorbeeld besluitvorming over package deals effectiever kan plaatsvinden. Om de mogelijkheden van e-books te tonen, is een e-booksbijeenkomst georganiseerd voor vertegenwoordigers van faculteiten. De interesse van faculteiten bleek uit de eerste aanschaf: twee bestanden met e-books zijn aan de collectie toegevoegd. De licenties zijn wederom uitgebreid, zoals met JStor, een digitaal multidisciplinair tijdschriftenarchief. Om te zorgen dat medewerkers van de UM op de hoogte blijven van wijzigingen in de (e-)tijdschriftencollectie, is een RSS-feed beschikbaar gekomen.
In samenwerking met FdCMW ontwikkelde de UB een digitale bibliografie over de geschiedenis van de fiets, inmiddels in beheer genomen door de faculteit zelf (http://www.fasos-research.nl/sts/cyclinghistory/ [Engels]).
Na een succesvolle start in 2007 van de UBM dienstverlening aan de medewerkers van de OU, is het afgelopen jaar de bibliotheekportal voor OU studenten getest en opgeleverd. In dit studentenportal wordt de digitale collectie van de OU aangeboden. Studenten zijn enthousiast over deze bibliotheek ‘onder handbereik’.
Binnen IHOL-verband is voor het merendeel van de aangesloten bibliotheken een nieuwe release van het uitleensysteem geïmplementeerd.
4. Universitaire ontwikkeling en bedrijfsvoering
a. Personeel
In 2009 is een spoor ingezet om studenten in te schakelen in de dienstverlening aan bibliotheekbezoekers. Deze studenten zullen een training ontvangen zodat zij primaire vragen over de bibliotheek kunnen beantwoorden en zij zullen van hun kant de inlichtingenmedewerkers van de UB kunnen informeren over behoeften onder studenten.
Ontwikkeling van medewerkers stond op verschillende manieren centraal in 2009. Uit eerdere tevredenheidsmetingen was gebleken dat de ICT-kennis van medewerkers van de UB als onvoldoende werd ervaren. Hoewel de UB-medewerkers in 2008 voor het grootste deel het computerrijbewijs hadden gehaald, bleek training in nieuwe technologie noodzakelijk. In 2009 is de UB daarom gestart met de zogeheten training UB23, ontwikkeld door bibliotheken om medewerkers te scholen in Web 2.0 technieken, sociale omgevingen, wiki’s en blogs.
Een deel van de teams in de UB heeft begeleiding gehad van een coach om beter samen te leren werken en onduidelijkheden ontstaan door de reorganisatie weg te nemen. Een deel van de medewerkers is gestart met het volgen van trainingen Engels. Enkele hebben dit al in 2009 succesvol met een Cambridge certificate afgerond.
Meer in het algemeen is kennisdeling bevorderd door het opstarten van een weblog voor de eigen medewerkers met daarnaast een wiki waarin afspraken, procedures en weetjes worden opgenomen. Natuurlijk vinden ook vakinhoudelijke trainingen plaats, bijvoorbeeld op het gebied van metadatering. In aansluiting op functioneringsgesprekken vinden individuele ontwikkelingstrajecten plaats.
De UB heeft 81% van de functioneringsgesprekken gehouden. Uit de risico-inventarisatie en –evaluatie die door de faculteiten in Randwijck is gehouden, bleek dat er bij UB-medewerkers behoefte is aan meer informatie en duidelijker communicatie.
Na een periode van ruim een jaar had de UB vanaf mei 2009 weer de beschikking over een vaste P&O adviseur, zodat zij haar ambitie inzake competentiemanagement in 2010 weer op kan pakken. Tezelfdertijd is de nieuwe preventiemedewerker gestart, voor alle servicecentra gezamenlijk. Deze gezamenlijkheid maakt het mogelijk het preventiemedewerkerschap professioneel in te zetten op basis van de uitgevoerde audit. De preventiemedewerker is geïntroduceerd bij de UB-medewerkers en de Dienstraad en heeft regelmatig contact met de directie.
b. Organisatie en samenwerking
De UB heeft samen met MUO-Communicatie de nieuwe UM-website in beheer genomen. De oplevering is binnen projectverband gerealiseerd en is niet vlekkeloos verlopen. In 2010 wordt verder gekeken naar oplossingen, met name voor de performanceproblemen van het redacteurensysteem.
Er zijn veel stappen gezet om het technisch beheer van de UB als uitvloeisel van Prisma bij ICTS onder te brengen. Noodzakelijke activiteiten hierbij waren de overgang naar Athena desktop (wordt half januari 2010 gerealiseerd), integratie met de ICTS-servicedesk voor de ICT-onderdelen van de UB (wordt eveneens half januari 2010 gerealiseerd) en het functioneel ontwerp van een nieuwe studentendesktop. In het UMIO is een visie in de vorm van een functioneel eisenpakket hiervoor besproken. Uitvoer zal verder plaatsvinden in 2010. De verwachting is dat september 2010 het traject voor technisch beheer is voltooid en dat een aantal medewerkers zullen overstappen naar ICTS.
Binnen de front office zijn twee teams samengevoegd ten behoeve van concentratie van werkzaamheden aan 1 balie (één servicepunt per locatie).
Het project MUSCL heeft niet voorziene extra werkzaamheden veroorzaakt in EleUM, in de website en in het lokaal bibliotheeksysteem.
UB en ICTS hebben hun crisiscoördinatieteams samengevoegd, conform de geïntegreerde BHV-organisatie in de binnenstad. Een eerste oefening is geweest, waaruit enkele verbeterpunten naar voren zijn gekomen.
